Es el conjunto de registros secundarios (auxiliares), destinado a ser parte de un adecuado sistema de control interno sobre el movimiento del efectivo que posee y controla una empresa, para proporcionar información financiera: confiable, integra y oportuna referida a transacciones documentadas, de desembolsos (salidas) de efectivo, aplicados a gastos menores.
Este registro, al consignar desembolsos (salidas) de efectivo, aplica la base por partida simple, debido a que:
El encargado(a) no requiere poseer formación académica en contabilidad.
No practica registros, de los desembolsos, en el sistema de contabilidad de una empresa.
No ofrece dificultad para su aplicación.
Conformación y diseño de caja chica
Varían de acuerdo a requerimientos contables y necesidades de una empresa. Sin embargo; para fines de demostración se presenta:
Encargado: Para registrar el nombre de la persona encargada.
Monto asignado: Para incluir el importe de efectivo asignado.
Columna Fecha: Tiene por finalidad registrar la fecha del desembolso efectuado.
Columna Concepto: Tiene por finalidad describir la naturaleza de la transacción suscitada, incluyendo información referente a la factura.
Columna Importe: Tiene por finalidad registrar valores en términos de unidades monetarias del efectivo entregado, para gastos menores.
La caja chica en contabilidad es una cuenta (partida) identificada también como Caja menor, porque representa reducida parte del efectivo que posee y controla una empresa, destinado a coberturar requerimientos de transacciones menores o de mínima cuantía. Fondo fijo por que se asigna una determinada cuantía de efectivo, que normalmente no debe aumentar ni disminuir, salvo por disposiciones administrativas y/o anomalías en la utilización de estos recursos.
Cual es el objetivo de una caja chica?
Es efectuar directamente y de manera inmediata, desembolsos de efectivo para coberturar requerimientos de transacciones relacionadas con gastos menores o de mínima cuantía en favor de una empresa. Evitando la proliferación de trámites burocráticos por cifras poco significativas.
Características de una caja chica
Las principales características que identifican a Caja chica, sin ser limitativas, son:
Descentraliza, mínima parte del efectivo de una empresa.
El efectivo asignado es fijo, no debe alterarse (aumentar o disminuir).
Posee efectivo, solo, en moneda nacional en mínima cuantía.
Da celeridad al desembolso de fondos para honrar gastos menores.
Posee relativa autonomía de gestión.
Los desembolsos de fondos poseen límite establecido.
Los contadores tienen obligaciones especiales con respecto a la ética, dado que son responsables de la fiabilidad de la información financiera que se proporciona a los interesados internos y externos. La legislación Sarbanes Oxley en Estados Unidos, aprobada en 2002 como respuesta a una serie de escándalos corporativos, está enfocada en mejorar el control interno, el gobierno corporativo, la supervisión de los gerentes, y las prácticas de revelación de información de las organizaciones públicas. Dicha legislación comprende estrictas normas éticas para los gerentes y los contadores, y proporciona un proceso para que los empleados informen acerca de actos ilegales y poco éticos.
Pautas Éticas de Contadores
Diferentes organizaciones profesionales de contabilidad promueven estrictas normas éticas. En muchos países, existen organizaciones profesionales de contabilidad que representan a los contadores administrativos. En el Apéndice D, al final de este libro, se aborda el tema de las organizaciones profesionales existentes en Estados Unidos, Canada, Australia, Japón y el Reino Unido. Cada una de estas organizaciones ofrece programas de certificación. Por ejemplo, el Institute of Manage ment Accountants (IMA) – la asociación más grande de contadores administrativos en Estados Unidos ofrece programas de estudio para recibir el Certificado de Contador Administrativo (CMA, por sus siglas en inglés) y el Certificado en Administración Financiera (CFM, por sus siglas en inglés). Estos certificados indican que el titular ha demostrado poseer los conocimientos técnicos que exige el IMA en contabilidad administrativa y en contabilidad financiera, respectivamente.
Los profesionales de la contabilidad tanto administrativa como financiera tienen la obligación con el público, con su profesión, con la organización a la que sirven y consigo mismos de mantener las normas más estrictas de conducta ética. En reconocimiento de esta obligación, el Institute of Management Accountants ha promulgado las siguientes normas de conducta ética para los profesionales de la contabilidad administrativa y financiera. El cumplimiento con estas normas, tanto a nivel nacional como internacional, es fundamental para lograr los objetivos de la contabilidad administrativa. Los profesionales de la contabilidad administrativa y de la administración financiera no deberán cometer actos que vayan en contra de estas normas, ni tolerarán que otros lo hagan dentro de sus organizaciones.
Competencia
Los profesionales de la contabilidad administrativa y de la administración financiera tienen la responsabilidad de:
Mantener un nivel apropiado de competencia profesional a través del desarrollo constante de sus conocimientos y habilidades
Cumplir con sus deberes profesionales de acuerdo con las leyes, reglas y normas técnicas pertinentes.
Preparar recomendaciones e informes completos y claros después del análisis adecuado de información pertinente y confiable.
Confidencialidad
Los profesionales de la contabilidad administrativa y de la administración financiera tienen la responsabilidad de:
Abstenerse de divulgar información confidencial adquirida en el curso de su trabajo, salvo cuando así haya sido autorizado, a menos que por ley estén obligados a hacerlo.
Informar a sus subordinados, según sea apropiado, en relación con la confidencialidad de la información adquirida en el curso de su trabajo y supervisar sus actividades para asegurarse de que se conserve dicha confidencialidad.
Abstenerse de utilizar o dar la apariencia de utilizar información confidencial adquirida en el curso de su trabajo para obtener una ventaja carente de ética o ilegal, ya sea en forma personal o mediante terceros.
Integridad
Los profesionales de la contabilidad administrativa y de la administración financiera tienen la responsabilidad de:
Evitar conflictos de interés reales o aparentes e informar a todas las partes pertinentes de cualquier conflicto potencial.
Abstenerse de involucrarse en cualquier actividad que pudiera perjudicar su capacidad para cumplir con sus deberes en forma ética.
Rechazar cualquier regalo, favor u hospitalidad que influya o pudiera parecer influir en sus acciones.
Abstenerse de impedir, ya sea en forma activa o pasiva, el logro de los objetivos legítimos y éticos de la organización.
Reconocer y comunicar las limitaciones profesionales u otras restricciones que pudiesen impedir la emisión de у una opinión responsable o el desempeño exitoso de una actividad.
Comunicar la información desfavorable y la favorable, así como los juicios y opiniones profesionales.
Abstenerse de realizar o respaldar cualquier actividad que pudiera desacreditar la profesión.
Objetividad
Los profesionales de la contabilidad administrativa y de la administración financiera tienen la responsabilidad de:
Comunicar la información en forma justa y objetiva.
Revelar por completo toda la información pertinente que razonablemente pudiera esperarse prensión, por parte de un posible usuario, de los informes, comentarios y recomendaciones que se presenten.
La planeación comprende la selección de las metas y objetivos de la organización, la predicción de resultados de acuerdo con varias alternativas para alcanzar esas metas, la decisión en torno a cómo lograr las metas, y la comunicación de las metas y cómo hacerlas saber a todos en la organización. Los contadores administrativos fungen como socios de negocio en estas actividades de planeación al ayudar a desarrollar estrategias, mejorar los procesos de negocios, trabajar en equipo y comprometerse. Gracias a que entienden lo que crea valor y los factores clave de éxito, los contadores administrativos ayudan a los gerentes a tomar mejores decisiones y a perfeccionar el desempeño.
La herramienta de planeación más importante es un presupuesto. Un presupuesto es la expresión cuantitativa de un plan de acción propuesto por la administración y constituye una ayuda para coordinar aquello que debe hacerse con el fin de poner el plan en marcha. La información que se utiliza para proyectar cantidades presupuestadas incluye la información del pasado, financiera y no financiera, que ha sido registrada en forma rutinaria bajo sistemas contables.
El presupuesto expresa la estrategia al describir las metas de ventas; los costos de producción, distribución y servicio al cliente necesarios para alcanzar las metas de ventas; los flujos de efectivo anticipados, y las necesidades potenciales de financiamiento. Dado que el proceso de preparar un presupuesto abarca todas las funciones de negocios, obliga a que exista coordinación y comunicación dentro de toda la compañía, así como con los proveedores y clientes. Los contadores administrativos desempeñan un papel valioso en el proceso de elaboración del presupuesto ya que tienen una perspectiva general de la organización en su conjunto y entienden las consecuencias financieras de emprender diferentes acciones. Una excelente implementación requiere de un seguimiento de cuán bien se están materializando los planes. Esta es la función de control.
El control consiste en emprender acciones que pongan en marcha las decisiones de planeación, decidir cómo evaluar el desempeño, y proporcionar retroalimentación que ayudará a la toma de decisiones futura. Cuando emprenden acciones, los individuos prestan atención a la manera en que éstas se miden. Las mediciones de desempeño dan a conocer a los gerentes cuán bueno es su desempeño y el de sus subunidades. La vinculación de las recompensas con el desempeño ayuda a motivar a los gerentes. Tales recompensas son intrínsecas (la propia satisfacción por un trabajo bien hecho) y extrínsecas (salario, bonos, y promociones vinculadas al desempeño). Un presupuesto sirve tanto como herramienta de control como de planeación. ¿Por qué? Porque un presupuesto es un punto de referencia contra el cual se puede comparar el desempeño real.
Aunque los presupuestos son principalmente financieros, los gerentes utilizan información tanto financiera como no financiera en los sistemas de planeación y control para ayudar a poner en marcha sus estrategias. Por ejemplo, los planes de acción con frecuencia incluyen metas para la participación en el mercado, la calidad, el desarrollo de nuevos productos, y la satisfacción de los empleados. Al ejercer el control, los gerentes comparan las mediciones no financieras reales contra las proyectadas y emprenden acciones correctivas.
Ejemplo de planeación y control y el contador administrativo
El periódico Daily News cuenta con una estrategia para distinguirse de sus competidores al enfocarse en análisis profundos que periodistas de gran renombre hacen de las noticias, al utilizar el color para volver más atractivo el periódico para los lectores y anunciantes, y al desarrollar su sitio web para ofrecer análisis, noticias y entrevistas actualizadas hasta el último minuto. Cuenta con una capacidad considerable para aplicar esta estrategia. Posee equipo de impresión con tecnología de punta, integrado por computadora y automatizado, y ha desarrollado una infraestructura tecnológica de información basada en Internet. Su red de distribución es una de las mejores en la industria periodística. Como parte de su estrategia, el Daily News desea elevar sus ingresos; veamos cómo va a implementarla. Consideremos primero las decisiones de planeación. Para elevar los ingresos y ser consistentes con la estrategia, se evaluaron dos alternativas principales:
1. Aumentar el precio de venta por periódico
2. Aumentar la tarifa que se cobra a los anunciantes por página
Después de consultarlo con los anunciantes potenciales y con Ramón Sandoval, el contador administrativo, la gerente del Daily News, Naomi Crawford, decidió aumentar las tarifas de los anuncios en un 4%, a $5,200 por página en marzo de 2007. Después comunicó la nueva lista de tarifas a los representantes de ventas y a los anunciantes. Ramón estableció en el presupuesto que los ingresos por publicidad serían de $4,160,000 (5,200 por página x 800 páginas que se predijo serían vendidas en marzo de 2007). El lado izquierdo del cuadro 1-4 ofrece una perspectiva de las decisiones de planeación y control tomadas en el Daily News. El lado derecho del cuadro destaca cómo el sistema de contabilidad administrativa ayuda en la toma de decisiones.
Las compañías también pueden implantar la estrategia, reducir costos, y crear valor al aumentar su cadena de suministros. El término cadena de suministros describe el flujo de bienes, servicios e información desde las fuentes iniciales de materiales y servicios hasta la entrega de productos a los consumidores, ya sea que esas actividades se presenten en la misma o en distintas organizaciones. Por ejemplo las bebidas gaseosas Coca y Pepsi. Son muchas las compañías que están involucradas en llevar estos productos a los clientes.
El cuadro 1-3 presenta una perspectiva general de la cadena de suministros. La administración de costos se enfoca en la integración y coordinación de las actividades en todas las compañías involucradas en la cadena de suministros, así como en todas las funciones de negocios en la cadena de valor de una compañía individual, para reducir costos. Por ejemplo, tanto Coca-Cola Company como Pepsi Bottling Group celebran contratos con sus proveedores (tales como empresas de plástico y aluminio y productores de azúcar) para que les entreguen con frecuencia pequeñas cantidades de materiales directamente a la planta de producción a fin de reducir el costo del manejo de insumos. Considere otro ejemplo: para reducir los ni- veles de inventario en la cadena de suministros, Wal-Mart pide a proveedores como Coca-Cola que se encarguen del manejo del inventario tanto en su propio almacén como en el de Wal-Mart.
La cadena de valor se refiere a la secuencia de funciones de negocios en las que se añade utilidad a los productos o servicios de una organización. El cuadro 1-2 muestra seis funciones de negocios: I+D, diseño, producción, marketing, distribución y servicio al cliente. Para explicar estas funciones de negocios hemos utilizado la división de televisores de SONY Corporation.
Investigación y desarrollo Creación y experimentación de ideas relacionadas con nuevos productos, servicios o procesos. En SONY, esta función incluye la investigación de distintos modos de transmitir señales de televisión (analógico, digital, de alta definición) y acerca de la claridad de diferentes formas y grosores de pantallas de televisión.
Diseño de productos, servicios o procesos Planeación e ingeniería detalladas de los productos, servicios y procesos. El diseño en SONY incluye la determinación de la cantidad de componentes que integran un aparato de televisión y el efecto que el diseño alterno de productos tiene en los costos de calidad y fabricación.
Producción Adquisición, coordinación y ensamble de recursos para fabricar un producto o entregar un servicio. La producción de un aparato de televisión SONY incluye la adquisición y el ensamble de piezas electrónicas, la caja de la televisión, y el embalaje utilizado para su transporte.
Marketing Promoción y venta de productos o servicios a clientes existentes o potenciales. SONY comercializa sus televisiones a través de ferias comerciales, anuncios en periódicos y revistas, e internet.
Distribución Entrega de productos o servicios a los clientes. La distribución de SONY incluye el envío a las tiendas minoristas, los vendedores por catálogo, las ventas directas vía internet, y otros canales mediante los que los clientes compran televisiones.
Servicio al cliente Ofrecimiento de apoyo al cliente posterior a la venta. SONY ofrece servicio al cliente sobre sus televisiones a través de líneas telefónicas de ayuda, apoyo vía internet, y reparaciones dentro del periodo de garantía.
Cada una de estas funciones de negocios es esencial para que SONY mantenga a sus clientes satisfechos y logre su lealtad con el paso del tiempo. Las compañías utilizan el término administración de las relaciones con el cliente (CRM, por sus siglas en inglés customer relationship management) para describir una estrategia que integre a la gente y a la tecnología en todas las funciones de negocios para mejorar las relaciones con los clientes, socios y distribuidores.
Las iniciativas CRM utilizan la tecnología para coordinar todas las actividades de cara al cliente (como el marketing, las ventas por teléfono, la distribución, y el servicio posterior a la venta) y las actividades y de diseño y producción necesarias para que los productos lleguen a los clientes. El cuadro 1-2 presenta el orden usual en que se presentan físicamente las distintas actividades de la función de negocios. Sin embargo, no debe interpretarse como que los gerentes tienen que proceder en forma secuencial a través de la cadena de valor cuando planean y administran sus actividades.
Las compañías ganan (en términos de costo, calidad, y velocidad con la que se desarrollan nuevos productos) si dos o más funciones de negocios individuales de la cadena de valor trabajan en forma simultánea como equipo. Por ejemplo, las opiniones de los gerentes de producción, marketing, distribución y servicio al cliente para tomar decisiones de diseño, con frecuencia dan como resultado elecciones de diseño que reducen los costos totales de la compañía.
Los gerentes administrativos rastrean los costos en que se incurrió en cada categoría de la cadena de valor. Su objetivo es reducir los costos y mejorar la eficiencia. La información de costos también ayuda a los gerentes a equilibrar la relación costo-beneficio. Por ejemplo, ¿es más económico comprar productos a vendedores externos o fabricarlos dentro de la empresa? ¿Vale la invertir más recursos en el diseño y la fabricación si de esta manera se reducen los costos en marketing y servicio al cliente?
Originalmente los bancos tenian el control de la comercialización de los minerales, posteriormente a la emisión de billetes, al descuento de documentos, a la recepción de depósitos en custodia y la concesión de créditos.
En la actualidad, como lógica consecuencia del desarrollo la economía mundial, la actividad de la banca sufrió cambios significativos que se la puede resumir en tres funciones principales siguientes.
La intermediación financiera entre ahorradores y prestatarios
La prestación de diferentes servicios, entre los que se destacan los servicios de cobro y pago, comercio exterior, guarda o custodia y otros.
Como un instrumento canalizador de la política monetaria del país, toda vez que, la banca en general se halla involucrada en el control de las variables monetarias: cantidad de dinero y tasas de interés.
Sin embargo, la actividad bancaria paulatinamente se ve en la necesidad de convertirse en una banca de servicios para clientes sofisticados que exigen; eficiencia en los sistemas operativos y tiempo real para la concreción de las operaciones, situación que determinó que los bancos tengan que traspasar las fronteras de la intermediación para dedicarse a la gestión del riesgo y a las actividades de emisión, colocación y aseguramiento de valores, así como la de servicios fiduciarios.
En definitiva, la presencia de una serie de factores como la liberación financiera, el aumento de la competencial tanto local como internacional y la revolución tecnológica han contribuido a que los bancos diversifiquen su actividad, ofreciendo más productos y servicios, internacionalicen su presencia y busquen dar al cliente un servicio más completo y de mayor valor añadido.
Es una entidad financiera autorizada, de origen nacional o extranjero, dedicada a realizar operaciones de intermediación y a prestar servicios financieros al público, tanto en el territorio nacional como el exterior del país.
El objeto social de un banco es la intermediación financiera y la prestación de Servicios Financieros Complementarios. Asimismo, la Intermediación Financiera, se constituye en la actividad habitual de captar recursos, bajo cualquier modalidad, para su colocación conjunta con el capital de la entidad financiera, en forma de créditos e inversiones propias del giro. Por lo general se determina que el carácter jurídico o legal que deberá adoptar un Banco es el de una Sociedad Anónima, y cuyo capital social estará conformado por acciones nominativas y ordinarias.
La definición, va acorde a la economía y desarrollo que en ese entonces se vivía, motivo por el cual podemos decir que una definición actual no solo se enmarca en la mecánica del crédito y la captación de recursos, si no que se ha superado en igual grado que las técnicas bancarias se han desarrollado y en función a los nuevos conceptos de la ciencia financiera.
Con el incremento de las actividades humanas, las regulaciones cada vez más universales para el comercio exterior y la necesidad de proteger las actividades económicas, es que la banca continúa superando sus relaciones y mecanismos operativos adecuándolos a las distintas modalidades financieras pero sin dejar de lado el espíritu de servicio hacia la comunidad.
La interrogante planteada nos induce a indagar de alguna manera el concepto que en sus orígenes tuvo la banca, es así que según Angelo Aldrighette, el «Banco es una institución que a petición y contra garantía, consiente en prestar y hacerse cargo de la conservación de los capitales temporalmente ociosos», complementando a la definición; «que el banco opera con dos partes contratantes en nombre y por cuenta propio, asumiendo la plena responsabilidad. Esto es, se constituye en deudor de aquellos que le confían los capitales y en acreedor de aquellos a quienes les presta recursos».
Es la distribución metodológica del costo actualizado de un crédito declarado incobrable, entre los años requeridos según método aplicado, tomando como parámetro de medida factores reconocidos por norma de contabilidad. Razón por la cual, se debe constituir, para crédito, una previsión que sea suficiente para encarar la contingencia que afronta una empresa.
Costo actualizado del crédito incobrable.- Es equivalente en términos de unidades monetarias que corresponde a un crédito declarado incobrable y actualizado sujeto a previsión. Se actualizan los créditos incobrables, cuando se hayan pactado en moneda extranjera y/o con mantenimiento de valor.
Para cuantificar, en términos de unidades monetarias, la previsión de un crédito declarado incobrable se requiere aplicar un método de previsión.
Método de Previsión
Es una mecánica contable, mediante la cual se distribuye sistemáticamente el costo actualizado de un crédito declarado incobrable, ente los años requeridos según método aplicado, tomando como parámetro de medida factores reconocidos por norma de contabilidad.
Puede entreverse la existencia de varios métodos de distribución de costo, posibilitando a las empresas a elegir uno de ellos y aplicar consistentemente (cada año), existiendo también la posibilidad de efectuar su cambio, previo cumplimiento de procedimientos contables y legales.
Método de previsión del promedio de incobrabilidad
Esta mecánica contable, distribuye el costo actualizado de un crédito declarado incobrable en partes desiguales a lo largo del tiempo requerido, que varía según el porcentaje promedio de créditos incobrables y de créditos otorgados, en los tres últimos años. Se considera incobrable (irrecuperable o perdido) un crédito, cuando el cliente (deudor) insolvente no cumplió durante un año, computable a partir de la fecha de facturación, con el pago establecido y como consecuencia fue demandado judicialmente sin lograr retención de bienes destinados a cubrir el importe de la deuda.
Que se constituyan en base al porcentaje promedio de créditos incobrables justificados y reales de las tres últimas gestiones con relación al monto de créditos existentes al final de cada gestión, es decir, que será igual a la suma de créditos incobrables reales de los tres últimos años multiplicado por cien y dividido por la suma de los saldos de créditos al final de cada una de las últimas tres gestiones. La suma a deducir en cada gestión será el resultado de multiplicar dicho promedio por el saldo de crédito existente al finalizar la gestión.
