Los datos suministrados por la contabilidad satisfacen las necesidades de los hombres de negocios, y de aquellos otros que están interesados por las operaciones y por la situación financiera de su negocio.
Para poder conducir las operaciones rutinarias de un negocio, la administración necesita registros en que se muestren el activo, el pasivo, los ingresos, los gastos y los elementos del patrimonio de los dueños. Se requieren, asimismo, registros detallados complementarios para diversos fines. Por ejemplo: se requieren registros para los impuestos sobre salarios; los registros de las propiedades permiten a la administración seguir la huella de la localización y la condición de numerosos activos fijos, se necesitan registros que muestren los nombres y domicilios de los accionistas, con objeto de hacer los pagos de dividendos.
La información contable es también útil a la administración para la toma de decisiones sobre política comercial. ¿Debe ampliarse la planta física? De ser así, ¿Dónde debe instalarse la nueva planta? ¿Debe lanzarse un nuevo producto? ¿Deben modificarse los precios de venta? ¿Debe iniciarse algún programa de pensiones al personal o modificar el ya existente? Las decisiones sobre tales asuntos no se toman sin antes consultar los datos de contabilidad. Cuanto mayor sea la información contable disponible relacionada con los problemas de la administración, mayores serán las oportunidades de tomar excelentes resoluciones.
La información contable es también de utilidad a los otorgantes de crédito, como los bancos y los proveedores. ¿Cuáles son las perspectivas de utilidades? ¿Cuál es la capacidad de pago? ¿Cuál es el historial de sus pagos de deudas en el pasado? Tales preguntas son procedentes. Aunque es de esperar que los datos contables no sean el único factor de terminante en la concesión o la negativa de crédito en todos los casos, dicha información generalmente influye en la decisión.