Que es un balance de prueba?
Es un estado financiero auxiliar, que presenta información financiera con propósitos generales, en términos de unidades monetarias, referida a la situación de todas y cada una de las cuentas que hayan tenido movimiento (diario y mayores) hasta la fecha de preparación y presentación.
El objetivo de los balances de prueba
Los balances de prueba tienen como objetivo proporcionar información financiera referida a: la sumatoria de cargos (Debe) y sumatoria de abonos (Haber). Como el saldo que corresponde a cada una de las cuentas apropiadas en una empresa hasta la fecha de preparación y presentación.
Características del balance de pruebas
- Es el punto de transición, entre el sistema de registro y la teoría contable. Es decir, a través de dicho estado, se proporciona información financiera para preparar y presentar una hoja de trabajo.
- Incluye transacciones registradas sobre la base efectivo y base devengado.
- Se prepara y presenta periódicamente, en sujeción a normas de contabilidad vigentes. La periodicidad, tanto desde el punto de técnico como legal, es de carácter anual. Sin embargo, es recomendable que su preparación y presentación sea mensual para uso interno de una empresa.
- No incluye columna para la fecha, en razón de prepararse periódicamente.
- Expone cuentas y saldos, proporcionados por registros de mayor.
Diseño de un Balance de Prueba
El balance de prueba, no cuenta con norma de aplicación mundial, responde a requerimientos y necesidades del sistema de contabilidad implantado en una empresa. Su diseño, incluye 4 columnas, destinadas a la presentación de información financiera cuantificada en términos de unidades monetarias.
Como hacer un balance de prueba?
- Preparar el papel de trabajo donde se expondrá el balance de comprobación
- En la parte superior y central del papel de trabajo, registrar el encabezado.
- Diseñar el número de columnas requeridas.
- Columna No.- Transcribir el número (pagina) de las cuentas que tienen registros en mayores.
- Columna Código – Transcribir el código (número) de las cuentas que tienen registros en mayores.
- Columna Cuentas – Transcribir títulos específicos de las cuentas que tienen registros en mayores.
- Columna 1.- Transcribir las sumas, efectuadas anteriormente, de valores en términos de unidades monetarias obtenidos en la columna Debe, de las cuentas que tienen registros en mayores.
- Columna 2.- Transcribir las sumas, efectuadas anteriormente, de valores en términos de unidades monetarias obtenidas en la columna Haber, de las cuentas que tienen registros en mayores.
- Obtener sumas en las columnas Debe y Haber, mismas que deben igualar entre sí. Además; deben igualar con las sumas Debe y Haber de la totalidad de comprobantes de diario (traspaso, egreso e ingreso) preparados hasta la fecha de obtención de dicho estado.
- Determinar saldos de las cuentas, por diferencia entre el Debe y Haber. (*Columna 3.- Si el valor mayor se encuentra en la columna Debe y el menor y en la columna Haber, el saldo de la cuenta será Deudor.) (*Columna 4.- Si el valor mayor se encuentra en la columna Haber y el menor en la columna Debe, el saldo de la cuenta será Acreedor.)
- Obtener sumas en las columnas Deudor y Acreedor, mismas que deben igualar entre si y ser menores a las sumas de las columnas Debe y Haber.
- Incorporar firmas, con sellos de pie.