La contabilización de la depreciación es un sistema de contabilidad que busca distribuir el costo u otro valor básico del activo fijo tangible, menos el valor residual (si lo hay), durante la vida útil probable de la unidad (que puede ser un grupo de bienes) en forma sistemática y racional. Es un proceso de distribución, no de valuación. La depreciación del ejercicio es la parte del que, de acuerdo con dicho sistema, se asigna al ejercicio. Aunque la asignación puede tomar en consideración hechos ocurridos durante el ejercicio, no se pretende que sea una medición del efecto de tales acontecimientos.
Antiguamente, la depreciación era considerada por la generalidad de los contadores como el deterioro físico de un activo fijo tangible causado por el uso y el desgaste y por la acción de los elementos. El concepto de la depreciación expresado por la anterior definición no es considerado actualmente como aceptable por la mayoría de los contadores, por dos razones:
Primera: la depreciación, como se definió antes, se refiere únicamente a un fenómeno físico: la desintegración o deterioro. El concepto moderno en contabilidad es que la depreciación se relaciona con todas las fuerzas, tanto físicas como económicas, que acaban con la utilidad mercantil de un activo fijo.
Segunda: los partidarios de la definición más moderna creen que, desde el punto de vista de la contabilidad, la depreciación debe aplicarse a la inversión en el activo y no al activo mismo. Considerar en primer lugar el agotamiento de la inversión y en segundo el agotamiento del activo pudiera no satisfacer a un ingeniero, quien se ocupa de la depreciación como función física; pero este interés es útil desde el punto de vista del contador, a quien le interesa la erosión de los costos del activo fijo y su absorción como gasto en la corriente de las operaciones. Dando preferencia a la asignación de los costos en vez de al deterioro físico, se reconoce el hecho de que los cargos por depreciación no pretenden reflejar la declinación física. Los cargos por depreciación están destinados a distribuir el costo del activo durante los años de su vida útil en forma equitativa; no se lograría este resultado si los cargos por depreciación acumulados siguieran la curva de la depreciación física.
En primer lugar, la depreciación física es de ordinario menor en los primeros años que en los últimos de la vida de un activo fijo; si los cargos periódicos siguen esa curva, los primeros años soportarían cargos menores por el uso de la máquina que los ejercicios últimos, aunque presumiblemente un activo nuevo es de mayor provecho para el negocio que uno viejo. En segundo lugar, la dirección de la empresa a menudo considera conveniente reemplazar el activo fijo antes de que llegue a su término la depreciación física; por lo tanto, para que los resultados se midan correctamente, durante el período de vida útil la depreciación cargada debe ser igual al costo menos el valor residual.