¿Qué es el efectivo? En la práctica contable se consideran como «efectivo» las monedas, los billetes de banco, los saldos en cuentas bancarias y otros medios de cambio, tales como cheques, giros bancarios, cheques de caja y giros postales. Los vales a la caja y los timbres postales, que se encuentran a veces con el contenido de un fondo de caja, no constituyen efectivo. Los vales a la caja son, de hecho, cuentas por cobrar y los timbres postales representan un gasto anticipado.
Aunque una negociación puede tener varias cuentas de caja en su mayor, se considera aceptable, para fines de presentación en el balance, combinar estas distintas cuentas bajo un título como el de «Caja y Bancos», o simplemente «Caja». Si parte del efectivo ha sido separado y asignado para algún fin especial o, por cualquier otro motivo, no se tiene inmediatamente disponible para realizar pagos, dicho efectivo debe figurar separadamente en el balance.
Por regla general, el efectivo es un activo circulante. Puede haber casos, sin embargo, en que los fondos de caja están sujetos a tales restricciones o limitaciones en su disponibilidad que deben excluirse de la sección de Activo Circulante del balance. Un ejemplo lo constituiría el caso del efectivo en un banco insolvente que hubiese sido clausurado.
Control interno. Los objetivos de un buen sistema de control in-
terno, en lo referente al activo, pueden resumirse como sigue:
- Salvaguardar el activo.
- Lograr una contabilidad más precisa.
Estos objetivos se cumplen de manera más efectiva si, siempre que sea factible, la custodia del activo se separa totalmente de la función de registro de las operaciones que afectan al activo, y si el trabajo de registro se distribuye en tal forma que la labor de una persona sea verificada por otra. De esta manera, sólo habiendo colusión pueden cometerse irregularidades.
En términos generales, un sistema básico de control interno para la
caja incluiría las siguientes medidas de resguardo:
- Establecimiento de una rutina definida para la contabilización de las operaciones de caja, con una división tal del trabajo que pusiera al descubierto los errores y que requiriera de la colusión para efectuar y encubrir una malversación de fondos.
- Separación del manejo del efectivo y la función de registro. Las personas que manejan los ingresos de caja o que hacen desembolsos no deben tener acceso a los registros; y las que registran las operaciones de caja tampoco deben tener acceso a los fondos.
- Separación de las actividades relacionadas con los desembolsos de las relacionadas con la recepción de numerario.
- Exigir que todo el efectivo recibido se deposite diariamente en el banco.
- Exigir que todos los pagos se hagan con cheque.
Los métodos y procedimientos que se emplean en la práctica para ejercer el control interno varían considerablemente entre las diferentes organizaciones. El sistema que se describe a continuación es sólo un ejemplo de algunos de los diversos métodos y procedimientos que se usan.
Recepción de dinero. Puede recibirse algún dinero en el mostrador, como los ingresos derivados de las ventas al contado o de los cobros a clientes de crédito; también puede recibirse dinero a través del correo. En cuanto al dinero que se recibe por ventas al contado, pueden expedirse facturas pre numeradas para todas las ventas en cuestión, y en tal caso, una persona debe tener la obligación de ver que los duplicados de estas facturas por ventas al contado concuerden con el registro del dinero recibido y de que no se ha extraviado ninguna factura y, en todo caso, pueda justificarse la falta de alguna o algunas facturas.
Deben emplearse asimismo recibos pre numerados para todos los cobros a clientes de crédito, y de ser posible, dichos recibos deben ser expedidos por alguna persona distinta de la que recibe el dinero. encomendándose a un tercer empleado la tarea de comparar los duplicados de los recibos con el registro de caja. Todo el efectivo recibido en el mostrador debe marcarse, si es posible, en una caja registradora. Cuando se procede en tal forma, todo el efectivo recibido en el mostrador debe ser contado y una persona distinta a la que recibió el dinero debe comparar el total con la tira de la caja registradora.