Un desembolso es un pago, en dinero o en cualquiera otra forma, o la contracción de una obligación de hacer un pago futuro, a cambio de un beneficio recibido o por recibir.
Los desembolsos se hacen con la creencia de que habrán de contribuir a que la empresa obtenga utilidades (los gastos de publicidad, por ejemplo), o porque no pueden evitarse, so pena de trastornar las actividades del negocio (los impuestos, por ejemplo). Algunos términos que se utilizan en las siguientes explicaciones requieren ser definidos. La expresión erogación de costo se utilizará como sinónimo de desembolso. El término transformación de costo se aplica a cambios como la conversión del material, mano de obra y gastos de fabricación en el costo de los productos terminados. Costos expirados se emplea para indicar aquellos costos que no tienen ya el carácter de un activo; son, pues, gastos o pérdidas. Un residuo de costo es la parte no expirada de una erogación de costo, y puede presentarse correctamente en el balance en el lado del activo.
Tipos de desembolsos
Los desembolsos son de dos clases generales:
- Los que deben cargarse a gastos Si en el momento de hacer un desembolso se sabe que el beneficio derivado de él no se prolongará mas allá del actual período contable (como cuando la renta de un mes se paga al principio del mismo), se acostumbra, y es conveniente, cargar el costo inmediatamente a una cuenta de gastos. Aunque tales costos pueden no haber vencido en el momento del desembolso, se reducen los asientos haciendo un cargo inmediato a una cuenta de gastos, en vez de cargar a una cuenta de activo у hacer posteriormente un traspaso de la cuenta de activo a una cuenta de gastos.
- Los que deben cargarse a cuentas de activo Tales partidas de costo pueden:
- Permanecer indefinidamente en la cuenta de activo como sería el caso de la erogación de costo por un terreno en circunstancias normales.
- Traspasarse a otra cuenta de activo, como lo serían las materias primas al convertirse en productos terminados por las operaciones de manufactura.
- Aplicarse a gastos a su debido tiempo.