Categoría: Contaduria

El proceso de cobros o recuperación de créditos, otorgados por una empresa inherentes a la venta de mercaderías y/o servicios a plazos puede efectuarse, de manera interna (directa) o externa (terceras personas). Es decir:

• Por la empresa
• Por empresas de cobranzas

Que son las cobranzas?

Las cobranzas son procesos formales, ejecutados por una empresa legalmente constituida, destinados a efectuar el cobro o recuperación de los valores, en términos de unidades monetarias, correspondientes a créditos otorgados a personas naturales y/o jurídicas, en función a fechas de vencimiento pactadas, originados por transacciones crediticias inherentes a ventas de mercaderías y/o servicios.

Cual es el objetivo de las cobranzas?

El objetivo de las cobranzas es cerrar el ciclo de las ventas de bienes y/o servicios al crédito, efectuados por una empresa, para recuperar el valor en términos de unidades monetarias de la inversión realizada en transacciones crediticias.

Características de las cobranzas

Las principales características que identifican a una cobranza, sin ser limitativas, son:

• La obtención de un pago pactado, en términos de unidades monetarias, como consecuencia de una transacción crediticia suscitada en el pasado. Esto no necesariamente ocurre al mismo tiempo que el vendedor entrega su mercancía o servicio.
• La cobranza también puede realizarse sobre la base de financiamiento otorgado. En este caso, quien debe efectuar el cobro es la entidad financiera o el respectivo acreedor.
• Puede suscitarse antes, durante o después de recibir un determinado bien y/o servicio solicitado por el cliente a la empresa vendedora. Si el cobro se realiza antes, se le denomina adelantado o anticipo.
• Este proceso incluye documentos como: facturas, pagares, letras de cambio y otros títulos valores. Se asevera que la venta de bienes y/o servicios se realiza cuando se efectuó el cobró respectivo.

Departamento de Cobranzas

El departamento o división de cobranzas, de una empresa, es la encargada de gestionar el cobro o recuperación de los valores, en términos de unidades monetarias, correspondientes a la totalidad de créditos otorgados, originados por ventas de bienes y/o servicios. Es una actividad específica, cuyo objetivo es reactivar la relación comercial de una empresa con sus clientes, procurando que mantengan sus créditos vigentes (al día) y puedan aprovechar las ventajas de los bienes y/o servicios que se oferta.

Proceso de Cobranza

Es un conjunto de faces, etapas o pasos ordenados cuya finalidad es transformar las Cuentas por Cobrar en efectivo (activo líquido) lo antes posible, revirtiendo el efecto negativo en los flujos de efectivo de una empresa. Este proceso debe diseñarse para cada empresa, puesto que no todos los deudores son iguales. Además, debe ser medido y controlado, por ello es necesario utilizar reportes en tiempo real mostrando la evolución de los principales indicadores de cobranzas, para ajustar la estrategia de cobranza, ejecutando un plan de cobranza y haciendo eficiente el trabajo del equipo de gestión de cobranza.

La utilización de políticas, indicadores y reportes permiten organizar y recuperar las cuentas por cobrar, vigentes y vencidas. Además, son el marco de referencia a partir del cual puede planificarse la gestión de cobranzas y ejecutarla mediante una estrategia de cobranza, permitiendo medir el desempeño, definir y uniformar procesos de cobranza, medirlos y controlarlos.

Gestión De Cobranza

La gestión de cobranza es una actividad específica, cuyo objetivo es reactivar la relación comercial de una empresa con sus clientes, procurando que mantengan sus créditos vigentes (al día) y puedan aprovechar las ventajas de los bienes y/o servicios que se oferta.

Ejecutivo de cobranza

El ejecutivo de cobranza es un funcionario de nivel jerárquico con formación académica y experiencia en el ámbito de cobranzas, que tiene por premisa efectivizar créditos en función a sus fechas de vencimiento pactadas para tal efecto, tiene bajo su dependencia personal y recursos de una empresa, destinados al cobro o recuperación créditos. Debiendo considerar que:

• El éxito de su departamento está condicionado al logro de una cobranza puntual, velando que no haya retraso en los clientes, para lograr alto porcentaje de eficiencia en la cobranza. Puesto que, a mayor tiempo en la cobranza, mayor probabilidad de que se declare incobrable.
• Debe desarrollar habilidades especiales para cobrar a deudores morosos sin perder al cliente.
• Debe aplicar tratamiento personalizado a cada cliente, por ser considerado caso especial que requiere de una técnica de cobro a ser aplicada en el momento adecuado.
• Sus cualidades deben ser similares al ejecutivo del crédito, porque lo más recomendado es que la misma persona quien se responsabilice de la cobranza, debe tener conocimientos de los créditos otorgados por la empresa. El cobrador debe tener un conocimiento completo de las técnicas de cobranza y saber cómo y cuando aplicarla.

Una conciliación bancaria es un procedimiento contable, a través del cual se logra cuantificar el saldo en términos de unidades monetarias del efectivo libre de restricciones y de inmediata disponibilidad, depositado en cuenta corriente de un banco del sistema, a una determinada fecha, que posee y controla una empresa.

Es normal que el saldo en cuenta corriente de una empresa, no iguale con el saldo del extracto proporcionado por el banco. Esta diferencia es atribuible a que la empresa y el banco, efectúan registros de transacciones cuando las conocen y realizan, razón por la cual, existen transacciones que solo conoce y registra la empresa y no el banco y viceversa, siendo estas transacciones las que se identifican al efectuar una conciliación de saldos entre la empresa y el banco.

Al presentarse dos saldos diferentes, a través de la conciliación, debe obtenerse un tercer saldo, diferente a los anteriores, siendo éste el conocido como «Saldo Real a la Fecha».

Teoría de los opuestos.- Establece un tratamiento inverso, que:

• Cargos de la empresa, son abonos para el banco.
• Abonos de la empresa, son cargos para el bano.
• Activo para la empresa, es pasivo para el banco.
• Gasto para la empresa, es ingreso para el banco.

Cual es la función y objetivo de una conciliación bancaria?

Es proporcionar información financiera oportuna, integra y confiable, en términos de unidades monetarias, referida al saldo del efectivo libre de restricciones y de inmediata disponibilidad depositado en cuenta corriente de un banco del sistema, que posee y controla una empresa.

Características de una conciliación bancaria

Las principales características que identifican a una conciliación bancaria, sin ser limitativas, son:

• Obtiene un «Tercer Saldo», que representa el saldo del efectivo libre de restricciones y de inmediata disponibilidad que posee y controla una empresa.
• Identifica cargos de la empresa (depósitos de efectivo no incluidos en extracto), sin conocimiento del banco.
• Identifica abonos de la empresa (cheques pendientes de cobro o cheques en tránsito no incluidos en extracto), sin conocimiento del banco.
• Identifica abonos del banco (Notas de abono o crédito, para su regularización) sin conocimiento de la empresa.
• Identifica cargos del banco (Notas de cargo o debito, para su regularización) sin conocimiento de la empresa.

Son resultados diferentes, en más o en menos, encontrados entre el Registro de Caja y el arqueo practicado. Cuando se suscitan estas diferencias, deben ser contabilizadas después de efectuarse registro de entradas (Debe) y salidas (Haber) de Caja. Los casos que normalmente pueden presentarse son:

• Faltantes sin responsabilidad
• Faltantes con responsabilidad

Faltantes sin Responsabilidad en Caja

Este caso se refiere a diferencias en menos encontradas en el arqueo, y después de evidenciar que no existe responsabilidad del encargado, el faltante debe imputarse contra gastos, ya que el efectivo no será recuperado por la empresa.

Faltantes con Responsabilidad en Caja

Este caso se refiere a diferencias en menos encontradas en el arqueo, y después de evidenciar que existe responsabilidad del encargado, el faltante debe imputarse contra Cuentas del personal (Grupo Activo, Subgrupo Cuentas por cobrar), ya que el efectivo será recuperado por la empresa.

Es un proceso compuesto por un conjunto de faces interrelacionadas aplicables a todas las actividades inherentes a la gestión de una empresa, integradas a los procesos administrativos de la misma, bajo responsabilidad de gerencia, desarrolladas por todo el personal de la misma, para lograr el cumplimiento de sus objetivos.

El control sobre el movimiento de la cuenta Caja, se sustenta en parte del sistema de control interno vigente en una empresa, aplicable expresamente a dicha cuenta, y debe estar en función a la interpretación y aplicación normas de contabilidad vigentes y pertinentes, aplicables a los procesos contable – administrativos inherentes a sus actividades, coadyuvadas por políticas contables y reglamentos específicos.

La importancia para lograr adecuado control sobre el movimiento (apertura, embolsos, desembolsos, registros de moneda nacional como extranjera y saldo) del efectivo que posee y controla una empresa, está orientada a salvaguardar estos activos para limitar riesgos internos y externos que pudieran afectar las actividades empresariales, y lograr un grado razonable de seguridad para proporcionar información financiera: confiable, integra y oportuna para la toma y control de decisiones.

Para tal efecto; es recomendable: diseñar, aprobar, implantar y efectuar seguimiento a un reglamento específico que entre los aspectos importantes para lograr este cometido, y sin ser limitativos, requiera:

• Habilitar oficialmente la unidad administrativa de Caja o Tesorería, destinada a controlar el movimiento (entradas, permanencia y salidas) del efectivo de una empresa.
• Designar a un funcionario de la empresa en el cargo de Cajero(a).
• Habilitar el Registro de Caja.
• El Cajero(a), debe conocer oficialmente sus derechos y obligaciones inherentes a sus funciones.
• El Cajero(a) debe poseer póliza de seguro, y las primas ser canceladas por la empresa.
• El Cajero(a) tiene por funciones y es responsable por los embolsos (entradas), custodia y desembolsos (salidas) del efectivo.
• El Cajero(a) no requiere tener conocimientos en Contabilidad, porque sus funciones no son contables y el Registro de Caja es por “Partida Simple».
• El efectivo, en Caja está destinado a coberturar requerimientos de transacciones relacionadas con el giro específico de las actividades de una empresa.
• Los embolsos y desembolsos de efectivo, deben efectuarse mediante la emisión de Recibos de Caja, diseñados para tal efecto y en orden correlativo, con la finalidad de control y establecer el corte de documentación, adjuntando documentación oficial de respaldo.
• Los desembolsos de efectivo, deben contar con la autorización oficial de un funcionario superior, designado para tal efecto.
• Las transacciones en moneda extranjera (entradas y salidas), deben registrarse a la tasa de cambio fijada por la empresa y las diferencias de cambio serán regularizadas por el Departamento de Contabilidad.
• Al cerrar operaciones, diariamente, debe procederse a efectuar el arqueo correspondiente, para dar curso al registro de: embolsos (entradas) y desembolsos (salidas) de efectivo. El efectivo sobrante, depositarse en cuenta corriente del banco con el opera la empresa. Debido a que el Cajero(a) no practica registros contables y no requiere conocimientos en Contabilidad.
• Faltantes de efectivo, serán imputados al Cajero(a), si corresponde.

Sin embargo, con la práctica, el movimiento de la cuenta Caja quedó reducido por obtener mejorado control a través de utilizar cuentas bancarias. Es decir, dicha cuenta normalmente debe utilizarse como receptora (embolsos o entradas) de efectivo y los desembolsos o salidas efectuarse mediante la emisión de cheques.

La caja en contabilidad es una cuenta (partida) identificada también como Caja mayor o Caja general, porque representa el efectivo libre de restricciones y de inmediata disponibilidad que posee y controla una empresa, destinado a dar cobertura a requerimientos de transacciones inherentes al giro específico de ésta.

Los activos que controla y maneja la caja son:

• Billetes, monedas de corte nacional y extranjera.
• Cheques en moneda nacional y extranjera.
• Boletas de depósito bancario.
• Recibos o vales de caja, que avalan embolsos y desembolso de efectivo.

Cual es la función y objetivo de la caja en contabilidad?

Efectuar directamente y de manera inmediata, desembolsos de efectivo para dar cobertura a requerimientos de transacciones relacionadas al giro específico de las actividades de una empresa.

Características de la Caja en Contabilidad

Las principales características que identifican a Caja, sin ser limitativas, son:

• Centraliza la totalidad del efectivo que posee una empresa, en ausencia de cuentas bancarias.
• Incluye moneda nacional y extranjera.
• Es efectivo de libre de restricciones y de inmediata disponibilidad.
• Existe alto movimiento (entradas y salidas) del efectivo.
• Cobertura requerimientos inmediatos de transacciones para honrar obligaciones, gastos y/o comprar activos.
• No existen límites para coberturar requerimientos.
• Reemplaza la ausencia de cuentas bancarias.

Registro de Caja en Contabilidad

Es el conjunto de registros secundarios (auxiliares), destinado a ser parte de un adecuado sistema de control interno sobre el movimiento del efectivo que posee y controla una empresa, para proporcionar información financiera: confiable, integra y oportuna referida a transacciones documentadas de: embolsos (entradas), desembolsos (salidas) y saldo del efectivo, originadas del giro especifico de las actividades empresariales.

Este registro, al consignar embolsos (entradas) y desembolsos (salidas) de efectivo, aplica la base por partida simple, debido a que:

• El encargado(a) no requiere poseer formación académica en contabilidad.
• No practica registros, de los: embolsos y desembolsos, en el sistema de contabilidad de una empresa.
• No ofrece dificultad para su aplicación.

Recibos de Caja.- Es parte del Registro de Caja, diseñados para tal efecto y prenumerados, forman parte de la documentación para fines de control y deben ser emitidos para identificar embolsos y desembolsos, adjuntando documentación y facilitar el corte de documentación. Este registro debe ser cerrado diariamente para efectuar el arqueo.

Diseño y conformación de la caja en contabilidad

Varían de acuerdo a requerimientos contables y necesidades de una empresa. Sin embargo, para fines de demostración se presenta:

Columna Recibo No.- Tiene por finalidad registrar el número correlativo de recibos emitidos en caja para avalar las transacciones realizadas.

Columna Concepto.- Tiene por finalidad describir la naturaleza de las transacciones suscitada, incluyendo información referente a clase de documento y número (factura, cheque, letra de cambio, etc.), nombre y/o razón social del cliente o acreedor, etc.

Columna Entradas.- Tiene por finalidad registrar valores en términos de unidades monetarias del efectivo recibido (embolsos) por diferentes conceptos.

Columna Salidas.- Tiene por finalidad registrar valores en términos de unidades monetarias del efectivo entregado (desembolsos) por diferentes conceptos.

La diferencia, en términos de unidades monetarias, de las entras menos las salidas, representa el saldo de libre de restricciones y de inmediata disponibilidad que posee y contrala una empresa.

El arqueo de caja es s un procedimiento contable, a través del cual se logra: constatar, evidenciar y controlar la adecuada utilización del efectivo de una empresa, y cuantificar el saldo en términos de unidades monetarias libre de restricciones y de inmediata disponibilidad existente.

Dicho procedimiento, puede aplicarse cualquier momento, sin previo aviso, pero en este caso debe ser diario por la importancia y el volumen de transacciones suscitadas en una empresa, para lograr adecuado control.

Como hacer un Arqueo de Caja?

Para efectuar un arqueo de Caja, se debe seguir el siguiente procedimiento:

• Habilitar un papel de trabajo
• En la parte superior y central registrar el encabezado, que integra: razón social de la empresa, título del procedimiento contable (Arqueo de Caja), fecha y moneda de presentación.
• Debajo del encabezado y al lado izquierdo registrar: nombre y cargo del encargado, saldo anterior (numeral y literal), último arqueo, hora de inicio y finalización, nombre y cargo de la persona que realiza el arqueo y nombre y cargo de la persona que presencia el arqueo.
• Detallar cheques ordenados por corte, incluyendo: fecha, número, banco girado, emisor, concepto e importe y sumar.
• Detallar moneda nacional, ordenada por su corte y sumar.
• Detallar moneda extranjera, ordenada por su corte y sumar.
• Sumar el total de cheques con el total del efectivo recontado. Tal resultado, debe igualar con el saldo del Registro de Caja.
• Detallar recibos ordenados correlativamente con la documentación que respalda incluyendo: fecha, beneficiario, concepto e importe y sumar.
• En la parte inferior redactar la declaratoria del encargado(a), haciendo énfasis que el efectivo recontado, cheques revisados y la documentación existentes en Caja, fueron devueltos conforme.

Un arqueo, en este caso, normalmente se divide en tres partes:

a. Cheques en caja

• Revisión de cheques

b. Efectivo en caja

• Validación del efectivo
• Selección y clasificación

c. Documentación en caja

Cheques en Caja

Son documentos comerciales, que representan órdenes de pago a la vista, recibidos en Caja por diversos conceptos, pudiendo estar girados en moneda nacional y/o extranjera a la orden de la razón social de la empresa. Debiendo ser revisados.

Revisión de Cheques en Caja

Es el acto de constatar la validez de los cheques, en moneda nacional y/o extranjera, que respaldan los embolsos de efectivo, en función a:

• Fecha de emisión.
• Orden, Razón social de la empresa.
• Número de cheque.
• Importe numeral y literal en función a la moneda nacional y/o extranjera.
• Fimas autorizadas.

Efectivo en Caja

Es dinero físico, en billetes y monedas, moneda nacional y/o moneda extranjera, existente en Caja, debiendo necesariamente ser recontado. Para realizar el recuento del efectivo existente, debe utilizarse el siguiente procedimiento:

a. Validación del efectivo
b. Selección y clasificación

Validación del Efectivo en Caja

Es el acto de verificar la autenticidad de los billetes y monedas (nacional y extranjera) existentes en Caja, utilizando equipo destinado para tal efecto.

Selección y Clasificación

Es el acto de separar la moneda nacional de la extranjera (billetes y monedas), para seguidamente seleccionar y agruparlos por su corte en orden descendente para proceder al recuento.

Documentación en Caja

Hace referencia a: recibos, facturas, boletas bancarias, letras de cambio, órdenes de pago y/o cualquier otra documentación habilitada oficialmente para sustentar la utilización del efectivo que respaldan: embolsos y desembolsos de efectivo realizados por el encargado(a) de Caja. Para revisar la documentación existente, debe aplicarse el siguiente procedimiento:

• Corte de documentación
• Selección de documentación
• Revisión de la documentación

Corte de Documentación en Caja

Es el acto de establecer un intervalo de tiempo, en función de dos fechas. La primera, corresponde al último arqueo de efectivo realizado (día anterior). La segunda, corresponde al día actual, tomando como referencia el último Recibo de Caja del día anterior y el último emitido en el día actual.

Este corte tiene por finalidad, revisar y validar las pruebas de descargo (recibos, facturas, y boletas bancarias, letras de cambio y órdenes de pago) presentadas por el encargado(a), debiendo estar emitidas entre las dos fechas antes mencionadas, para no incorporar documentación que no se encuentre comprendida entre esas fechas.

Selección de Documentación de Caja

Es el acto de seleccionar, agrupar (por su naturaleza) las pruebas de descargo y ordenarlas en cronología de hechos. Es decir, separar y agrupar: recibos, facturas, boletas bancarias, letras de cambio, órdenes de pago y/o cualquier otra documentación habilitada oficialmente para sustentar la utilización del efectivo.

Revisión de la Documentación de Caja

Es el acto de constatar la validez de la documentación, que respalda embolsos y desembolsos de efectivo, en función a:

• Sea documentación habilitada oficialmente para tal efecto, cuando corresponda original y copia
• Fecha de emisión.
• Razón social de la empresa.
• Número de Identificación Tributaria según el País
• Descripción de la compra-venta de bienes y/o servicios.
• Importe numeral y literal.
• Sello de cancelado.

Es un proceso compuesto por un conjunto de faces interrelacionadas aplicables a todas las actividades inherentes a la gestión de una empresa, integradas a los procesos administrativos de la misma, bajo responsabilidad de gerencia, desarrolladas por todo el personal de la misma, para lograr el cumplimiento de sus objetivos.

El control sobre el movimiento de la cuenta Caja chica, se sustenta en parte del sistema de control interno vigente en una empresa, aplicable expresamente a dicha cuenta, y debe estar en función a la interpretación y aplicación normas de contabilidad vigentes y pertinentes, aplicables a los procesos contable – administrativos inherentes a sus actividades, coadyuvadas por políticas contables y reglamentos específicos.

La importancia para lograr adecuado control sobre el movimiento (apertura (implantación), embolsos, desembolsos, registros y saldo) del efectivo que posee y controla una empresa, está orientada a salvaguardar estos activos para limitar riesgos internos y externos que pudieran afectar las actividades empresariales, y lograr un grado razonable de seguridad para proporcionar información financiera: confiable, integra y oportuna para la toma y control de decisiones.

Para tal efecto, es recomendable: diseñar, aprobar, implantar y efectuar seguimiento a un reglamento específico que entre los aspectos importantes para lograr este cometido, y sin ser limitativos, requiera:

• Asignar una determinada cuantía de efectivo (dinero), destinada a coberturar requerimientos de transacciones relacionadas con gastos menores o de poca importancia, necesarios en una empresa.
• El efectivo asignado no debe ser reducido ni importante, para no realizar reposiciones diarias ni poseer inmovilizadas sumas cuantiosas de efectivo, porque restaría movimiento al activo disponible.
• Habilitar el registro de Caja chica.
• Designar a un funcionario de la empresa en el cargo de Cajero(a).
• El Cajero (a) no requiere poseer formación en contabilidad, puesto que no efectúa registros en el sistema de contabilidad de una empresa.
• El Cajero(a), debe conocer oficialmente sus derechos y obligaciones inherentes a sus funciones.
• El Cajero(a) se responsabiliza por la custodia y utilización de recursos destinados a solventar gastos menores o de poca importancia en favor de la empresa.
• El efectivo asignado debe ser entregado al Cajero(a), mediante la emisión de cheque a su nombre.
• Los gastos, sin ser limitativos, a ser coberturados son: telefonía, agua potable, energía eléctrica, mantenimiento, transporte, cables, servicio postal, refrigerios, focos, gasolina, y otros de similar naturaleza.
• Toda entrega de efectivo, para gastos debe efectuarse mediante documentación (vale) y su descargo no debe ser mayor a veinticuatro (24) horas.
• El efectivo en Caja chica, no debe incluir cheques, en moneda nacional ni extranjera, por ningún concepto e importe.
• El efectivo en Caja chica, no debe incluir moneda extranjera.
• Los desembolsos de efectivo, deben estar en función límites establecidos. De ser mayores y necesarios deben contar con la autorización superior, caso contrario debe efectuarse la emisión de cheque.
• Los desembolsos de fondos, necesariamente deben estar respaldados por facturas originales, incluyendo: fecha, razón social de la empresa, Número de Identificación Tributaria (NIT), descripción del desembolso, importe numeral y literal, sello de cancelado.
• Al reducirse considerablemente el efectivo, el Cajero(a) debe solicitar reposición.
• La reposición de efectivo, debe efectuarse, previo arqueo.
• Faltantes de efectivo, serán imputados al Cajero(a), si corresponde.

Es el registro que se incorpora en el sistema de contabilidad de una empresa, para imputar a gastos los desembolsos efectuados por la encargada y desembolsar fondos por el equivalente. En función al arqueo practicado.

El registro es:

Con base en el supuesto anterior, asumiendo se haya encontrado un faltante de Bs 250, el arqueo debe presentarse:

Si el faltante, es sin responsabilidad de la Cajera (Linda Laura). El registro es:

Si el faltante, es con responsabilidad de la Cajera (Linda Laura).

El registro es:

Exposición en estados financieros

Balance General

ACTIVO

Disponibilidades

Caja Chica 5000

Es el procedimiento aplicado para incorporar registros de transacciones, en el sistema de contabilidad de una empresa, inherentes a la apropiación (reconocimiento) y valuación (medición) del movimiento de la cuenta Caja chica. Para tal efecto, debe seguirse el siguiente procedimiento:

• Contabilizar la implantación.
• Incorporar transacciones en Registro de Caja chica.
• Efectuar Arqueo de Caja chica.
• Contabilizar la reposición del efectivo.
• Diferencias.
• Exposición en estados financieros.

Para efectuar adecuada demostración práctica del marco teórico, descrito en el presente tema, y cumplir con fases inherentes al proceso contable necesarias para la preparación y presentación de información financiera, se plantea el siguiente supuesto:

01 de Junio de 2018.- Almacenes «La Estrella» Ltda., decide asignar fondos por Bs 5.000 destinados a coberturar gastos menores. Para tal efecto; emite cheque No 123 del Banco La Paz S.A. a la orden de Linda Laura. El límite de gastos es Bs 1.000

El registro es:

A partir de esa fecha, la encargada procede a solventar gastos relacionados con los siguientes conceptos:

02 de Junio.- Factura No 123 ELECTRICOS S. A. Servicio de energía eléctrica, mes de Noviembre, Bs 695
04 de Junio – Factura No 234 GAMA LTDA. Servicio telefónico, mes de Noviembre, Bs 420
06 de Junio.- Factura No 345 EI PASTEL Servicio de té Bs 780
08 de Junio.- Factura No 456 EL PAPEL LTDA. Material de escritorio Bs 510
10 de Junio – Factura No 567 EL PINTOR Compra de pintura Bs 315
12 de Junio.- Factura No 678 EL VELOZ Taller de reparaciones Bs 1.420 14 de Junio – Factura No 789 YO LIMPIO Limpieza oficina Bs 120
15 de Junio.- Factura No 890 ESTACION LUNA Gasolina movilidad gerencia Bs 150

Los desembolsos de efectivo incorporados en registro de caja chica, son:

El efectivo existente en poder de la encargada, presenta la siguiente composición:

5 billetes del corte de Bs 50

16 billetes del corte de Bs 20

14 billetes del corte de Bs 10

39 monedas del corte de Bs 5

61 monedas del corte de Bs 2

63 monedas del corte de Bs 1

Con base en la información anterior, se presenta:

Algo a puntualizar, es que la documentación existente solo debe estar comprendida entre el 01 al 15 de Junio. Por tanto, documentación fechada anterior al 01 de Junio queda automáticamente anulada, porque se presupone haber intervenido en anterior arqueo.

Es un procedimiento contable, a través del cual se logra: constatar, evidenciar y controlar la adecuada utilización del efectivo de una empresa, y cuantificar el saldo en términos de unidades monetarias de libre e inmediata disponibilidad existente.

Dicho procedimiento, puede aplicarse cualquier momento, sin previo aviso, como también a efectos de realizar la reposición del efectivo en Caja chica.

Un arqueo, en este caso, normalmente se divide en dos partes:

a. Documentación en caja

• Corte de documentación.
• Selección de documentación.
• Revisión de documentación.

b. Efectivo en caja

• Validación del efectivo.
• Selección y clasificación.

Documentación en Caja Chica

Hace referencia a facturas que respaldan desembolsos de efectivo realizados por el encargado(a) de Caja chica. Para revisar la documentación existente, debe aplicarse el siguiente procedimiento:

• Corte de documentación.
• Selección de documentación.
• Revisión de documentación.

Que es el corte de documentación?

Es el acto de establecer un intervalo de tiempo, en función de dos fechas. La primera, corresponde al último reembolso (arqueo) de efectivo realizado o caso contrario, cuando se efectuó la asignación del efectivo. La segunda, corresponde al reembolso (arqueo) actual de efectivo.

Este corte tiene por finalidad, revisar y validar las pruebas de descargo (facturas) presentadas por el encargado(a), debiendo estar emitidas entre las dos fechas antes mencionadas, para no incorporar documentación que no se encuentre comprendida entre esas fechas.

Selección de Documentación

Es el acto de seleccionar, agrupar (por su naturaleza) las pruebas de descargo y ordenarlas en cronología de hechos.

Revisión de Documentación

Es el acto de constatar la validez de la documentación, que respalda desembolsos de efectivo, en función a:

• Fecha de emisión.
• Razón social de la empresa.
• Número de Identificación Tributaria (NIT).
• Descripción de la compra de bienes y/o servicios.
• Importe numeral y literal.
• Sello de cancelado.

Efectivo en Caja Chica

Es dinero físico, en billetes y monedas, existente en Caja chica, debiendo necesariamente ser recontado. Para realizar el recuento del efectivo existente, debe utilizarse el siguiente procedimiento:

• Validación del efectivo.
• Selección y clasificación.

Validación del efectivo

Es el acto de verificar la autenticidad de los billetes y monedas existentes en Caja chica, y utilizando equipo destinado para tal efecto.

Selección Y Clasificación

Es el acto de separar billetes de monedas, para seguidamente seleccionar y agruparlos por su corte en orden descendente para proceder a su recuento.

Reposición de Fondos de Caja Chica

Es la entrega o asignación de efectivo, equivalente al total en términos de unidades monetarias de las facturas encontradas, una vez concluido el arqueo, mediante la emisión de cheque a la orden del encargado(a), con cargo a cuentas de gasto.

Al respecto se debe puntualizar que, al reponer fondos no corresponde cargar la cuenta Caja chica, porque al mayorizar el saldo será el monto asignado más el importe de la reposición, cifra que jamás se entregó al encargado(a).

Metodología del Arqueo

Para efectuar un arqueo de Caja chica, se debe seguir el siguiente procedimiento:

• Habilitar un papel de trabajo.
• En la parte superior y central registrar el encabezado, que integra: razón social de la empresa, título del procedimiento contable (Arqueo de Caja chica), fecha y moneda de presentación.
• Debajo del encabezado y al lado izquierdo registrar: nombre y cargo del encargado(a), monto asignado (numeral y literal) último arqueo (fecha), hora de inicio y finalización, nombre y cargo de la persona que realiza el arqueo y nombre y cargo de la persona que presencia el arqueo.
• Detallar facturas ordenadas cronológicamente incluyendo: fecha, número de factura, emisor, concepto e importe y sumar. Detallar moneda nacional, ordenada por su corte y sumar.
• Sumar el total de la documentación con el total del efectivo recontado. Tal resultado, debe igualar al monto asignado y con el saldo del mayor correspondiente a la cuenta Caja chica.
• En la parte inferior redactar la declaratoria del encargado(a), haciendo énfasis que el efectivo recontado y la documentación existentes en Caja chica, fueron devueltos conforme.

Diferencias en Arqueo de Caja Chica

Son resultados diferentes, en más o en menos, encontrados entre el Registro de Caja chica y el arqueo practicado. Cuando se suscitan estas diferencias, deben ser contabilizadas después de efectuarse la reposición del efectivo. Los casos que normalmente pueden presentarse son:

• Faltantes sin responsabilidad
• Faltantes con responsabilidad

Faltantes sin Responsabilidad

Este caso se refiere a diferencias en menos encontradas en el arqueo, y después de evidenciar que no existe responsabilidad del encargado, el faltante debe imputarse contra gastos, ya que el efectivo no será recuperado por la empresa.

Faltantes con Responsabilidad

Este caso se refiere a diferencias en menos encontradas en el arqueo, y después de evidenciar que existe responsabilidad del encargado, el faltante debe imputarse contra Cuentas del personal, ya que el efectivo será recuperado por la empresa.