La caja en contabilidad es una cuenta (partida) identificada también como Caja mayor o Caja general, porque representa el efectivo libre de restricciones y de inmediata disponibilidad que posee y controla una empresa, destinado a dar cobertura a requerimientos de transacciones inherentes al giro específico de ésta.
Los activos que controla y maneja la caja son:
- Billetes, monedas de corte nacional y extranjera.
- Cheques en moneda nacional y extranjera.
- Boletas de depósito bancario.
- Recibos o vales de caja, que avalan embolsos y desembolso de efectivo.
Cual es la función y objetivo de la caja en contabilidad?
Efectuar directamente y de manera inmediata, desembolsos de efectivo para dar cobertura a requerimientos de transacciones relacionadas al giro específico de las actividades de una empresa.
Características de la Caja en Contabilidad
Las principales características que identifican a Caja, sin ser limitativas, son:
- Centraliza la totalidad del efectivo que posee una empresa, en ausencia de cuentas bancarias.
- Incluye moneda nacional y extranjera.
- Es efectivo de libre de restricciones y de inmediata disponibilidad.
- Existe alto movimiento (entradas y salidas) del efectivo.
- Cobertura requerimientos inmediatos de transacciones para honrar obligaciones, gastos y/o comprar activos.
- No existen límites para coberturar requerimientos.
- Reemplaza la ausencia de cuentas bancarias.
Registro de Caja en Contabilidad
Es el conjunto de registros secundarios (auxiliares), destinado a ser parte de un adecuado sistema de control interno sobre el movimiento del efectivo que posee y controla una empresa, para proporcionar información financiera: confiable, integra y oportuna referida a transacciones documentadas de: embolsos (entradas), desembolsos (salidas) y saldo del efectivo, originadas del giro especifico de las actividades empresariales.
Este registro, al consignar embolsos (entradas) y desembolsos (salidas) de efectivo, aplica la base por partida simple, debido a que:
- El encargado(a) no requiere poseer formación académica en contabilidad.
- No practica registros, de los: embolsos y desembolsos, en el sistema de contabilidad de una empresa.
- No ofrece dificultad para su aplicación.
Recibos de Caja.- Es parte del Registro de Caja, diseñados para tal efecto y prenumerados, forman parte de la documentación para fines de control y deben ser emitidos para identificar embolsos y desembolsos, adjuntando documentación y facilitar el corte de documentación. Este registro debe ser cerrado diariamente para efectuar el arqueo.
Diseño y conformación de la caja en contabilidad
Varían de acuerdo a requerimientos contables y necesidades de una empresa. Sin embargo, para fines de demostración se presenta:
Columna Recibo No.- Tiene por finalidad registrar el número correlativo de recibos emitidos en caja para avalar las transacciones realizadas.
Columna Concepto.- Tiene por finalidad describir la naturaleza de las transacciones suscitada, incluyendo información referente a clase de documento y número (factura, cheque, letra de cambio, etc.), nombre y/o razón social del cliente o acreedor, etc.
Columna Entradas.- Tiene por finalidad registrar valores en términos de unidades monetarias del efectivo recibido (embolsos) por diferentes conceptos.
Columna Salidas.- Tiene por finalidad registrar valores en términos de unidades monetarias del efectivo entregado (desembolsos) por diferentes conceptos.
La diferencia, en términos de unidades monetarias, de las entras menos las salidas, representa el saldo de libre de restricciones y de inmediata disponibilidad que posee y contrala una empresa.