Es un proceso compuesto por un conjunto de faces interrelacionadas aplicables a todas las actividades inherentes a la gestión de una empresa, integradas a los procesos administrativos de la misma, bajo responsabilidad de gerencia, desarrolladas por todo el personal de la misma, para lograr el cumplimiento de sus objetivos.
El control sobre el movimiento de la cuenta Caja, se sustenta en parte del sistema de control interno vigente en una empresa, aplicable expresamente a dicha cuenta, y debe estar en función a la interpretación y aplicación normas de contabilidad vigentes y pertinentes, aplicables a los procesos contable – administrativos inherentes a sus actividades, coadyuvadas por políticas contables y reglamentos específicos.
La importancia para lograr adecuado control sobre el movimiento (apertura, embolsos, desembolsos, registros de moneda nacional como extranjera y saldo) del efectivo que posee y controla una empresa, está orientada a salvaguardar estos activos para limitar riesgos internos y externos que pudieran afectar las actividades empresariales, y lograr un grado razonable de seguridad para proporcionar información financiera: confiable, integra y oportuna para la toma y control de decisiones.
Para tal efecto; es recomendable: diseñar, aprobar, implantar y efectuar seguimiento a un reglamento específico que entre los aspectos importantes para lograr este cometido, y sin ser limitativos, requiera:
- Habilitar oficialmente la unidad administrativa de Caja o Tesorería, destinada a controlar el movimiento (entradas, permanencia y salidas) del efectivo de una empresa.
- Designar a un funcionario de la empresa en el cargo de Cajero(a).
- Habilitar el Registro de Caja.
- El Cajero(a), debe conocer oficialmente sus derechos y obligaciones inherentes a sus funciones.
- El Cajero(a) debe poseer póliza de seguro, y las primas ser canceladas por la empresa.
- El Cajero(a) tiene por funciones y es responsable por los embolsos (entradas), custodia y desembolsos (salidas) del efectivo.
- El Cajero(a) no requiere tener conocimientos en Contabilidad, porque sus funciones no son contables y el Registro de Caja es por “Partida Simple».
- El efectivo, en Caja está destinado a coberturar requerimientos de transacciones relacionadas con el giro específico de las actividades de una empresa.
- Los embolsos y desembolsos de efectivo, deben efectuarse mediante la emisión de Recibos de Caja, diseñados para tal efecto y en orden correlativo, con la finalidad de control y establecer el corte de documentación, adjuntando documentación oficial de respaldo.
- Los desembolsos de efectivo, deben contar con la autorización oficial de un funcionario superior, designado para tal efecto.
- Las transacciones en moneda extranjera (entradas y salidas), deben registrarse a la tasa de cambio fijada por la empresa y las diferencias de cambio serán regularizadas por el Departamento de Contabilidad.
- Al cerrar operaciones, diariamente, debe procederse a efectuar el arqueo correspondiente, para dar curso al registro de: embolsos (entradas) y desembolsos (salidas) de efectivo. El efectivo sobrante, depositarse en cuenta corriente del banco con el opera la empresa. Debido a que el Cajero(a) no practica registros contables y no requiere conocimientos en Contabilidad.
- Faltantes de efectivo, serán imputados al Cajero(a), si corresponde.
Sin embargo, con la práctica, el movimiento de la cuenta Caja quedó reducido por obtener mejorado control a través de utilizar cuentas bancarias. Es decir, dicha cuenta normalmente debe utilizarse como receptora (embolsos o entradas) de efectivo y los desembolsos o salidas efectuarse mediante la emisión de cheques.