El arqueo de caja es s un procedimiento contable, a través del cual se logra: constatar, evidenciar y controlar la adecuada utilización del efectivo de una empresa, y cuantificar el saldo en términos de unidades monetarias libre de restricciones y de inmediata disponibilidad existente.
Dicho procedimiento, puede aplicarse cualquier momento, sin previo aviso, pero en este caso debe ser diario por la importancia y el volumen de transacciones suscitadas en una empresa, para lograr adecuado control.
Como hacer un Arqueo de Caja?
Para efectuar un arqueo de Caja, se debe seguir el siguiente procedimiento:
- Habilitar un papel de trabajo
- En la parte superior y central registrar el encabezado, que integra: razón social de la empresa, título del procedimiento contable (Arqueo de Caja), fecha y moneda de presentación.
- Debajo del encabezado y al lado izquierdo registrar: nombre y cargo del encargado, saldo anterior (numeral y literal), último arqueo, hora de inicio y finalización, nombre y cargo de la persona que realiza el arqueo y nombre y cargo de la persona que presencia el arqueo.
- Detallar cheques ordenados por corte, incluyendo: fecha, número, banco girado, emisor, concepto e importe y sumar.
- Detallar moneda nacional, ordenada por su corte y sumar.
- Detallar moneda extranjera, ordenada por su corte y sumar.
- Sumar el total de cheques con el total del efectivo recontado. Tal resultado, debe igualar con el saldo del Registro de Caja.
- Detallar recibos ordenados correlativamente con la documentación que respalda incluyendo: fecha, beneficiario, concepto e importe y sumar.
- En la parte inferior redactar la declaratoria del encargado(a), haciendo énfasis que el efectivo recontado, cheques revisados y la documentación existentes en Caja, fueron devueltos conforme.
Un arqueo, en este caso, normalmente se divide en tres partes:
a. Cheques en caja
- Revisión de cheques
b. Efectivo en caja
- Validación del efectivo
- Selección y clasificación
c. Documentación en caja
Cheques en Caja
Son documentos comerciales, que representan órdenes de pago a la vista, recibidos en Caja por diversos conceptos, pudiendo estar girados en moneda nacional y/o extranjera a la orden de la razón social de la empresa. Debiendo ser revisados.
Revisión de Cheques en Caja
Es el acto de constatar la validez de los cheques, en moneda nacional y/o extranjera, que respaldan los embolsos de efectivo, en función a:
- Fecha de emisión.
- Orden, Razón social de la empresa.
- Número de cheque.
- Importe numeral y literal en función a la moneda nacional y/o extranjera.
- Fimas autorizadas.
Efectivo en Caja
Es dinero físico, en billetes y monedas, moneda nacional y/o moneda extranjera, existente en Caja, debiendo necesariamente ser recontado. Para realizar el recuento del efectivo existente, debe utilizarse el siguiente procedimiento:
a. Validación del efectivo
b. Selección y clasificación
Validación del Efectivo en Caja
Es el acto de verificar la autenticidad de los billetes y monedas (nacional y extranjera) existentes en Caja, utilizando equipo destinado para tal efecto.
Selección y Clasificación
Es el acto de separar la moneda nacional de la extranjera (billetes y monedas), para seguidamente seleccionar y agruparlos por su corte en orden descendente para proceder al recuento.
Documentación en Caja
Hace referencia a: recibos, facturas, boletas bancarias, letras de cambio, órdenes de pago y/o cualquier otra documentación habilitada oficialmente para sustentar la utilización del efectivo que respaldan: embolsos y desembolsos de efectivo realizados por el encargado(a) de Caja. Para revisar la documentación existente, debe aplicarse el siguiente procedimiento:
- Corte de documentación
- Selección de documentación
- Revisión de la documentación
Corte de Documentación en Caja
Es el acto de establecer un intervalo de tiempo, en función de dos fechas. La primera, corresponde al último arqueo de efectivo realizado (día anterior). La segunda, corresponde al día actual, tomando como referencia el último Recibo de Caja del día anterior y el último emitido en el día actual.
Este corte tiene por finalidad, revisar y validar las pruebas de descargo (recibos, facturas, y boletas bancarias, letras de cambio y órdenes de pago) presentadas por el encargado(a), debiendo estar emitidas entre las dos fechas antes mencionadas, para no incorporar documentación que no se encuentre comprendida entre esas fechas.
Selección de Documentación de Caja
Es el acto de seleccionar, agrupar (por su naturaleza) las pruebas de descargo y ordenarlas en cronología de hechos. Es decir, separar y agrupar: recibos, facturas, boletas bancarias, letras de cambio, órdenes de pago y/o cualquier otra documentación habilitada oficialmente para sustentar la utilización del efectivo.
Revisión de la Documentación de Caja
Es el acto de constatar la validez de la documentación, que respalda embolsos y desembolsos de efectivo, en función a:
- Sea documentación habilitada oficialmente para tal efecto, cuando corresponda original y copia
- Fecha de emisión.
- Razón social de la empresa.
- Número de Identificación Tributaria según el País
- Descripción de la compra-venta de bienes y/o servicios.
- Importe numeral y literal.
- Sello de cancelado.