Es un proceso compuesto por un conjunto de faces interrelacionadas aplicables a todas las actividades inherentes a la gestión de una empresa, integradas a los procesos administrativos de la misma, bajo responsabilidad de gerencia, desarrolladas por todo el personal de la misma, para lograr el cumplimiento de sus objetivos.
El control sobre el movimiento de la cuenta Caja chica, se sustenta en parte del sistema de control interno vigente en una empresa, aplicable expresamente a dicha cuenta, y debe estar en función a la interpretación y aplicación normas de contabilidad vigentes y pertinentes, aplicables a los procesos contable – administrativos inherentes a sus actividades, coadyuvadas por políticas contables y reglamentos específicos.
La importancia para lograr adecuado control sobre el movimiento (apertura (implantación), embolsos, desembolsos, registros y saldo) del efectivo que posee y controla una empresa, está orientada a salvaguardar estos activos para limitar riesgos internos y externos que pudieran afectar las actividades empresariales, y lograr un grado razonable de seguridad para proporcionar información financiera: confiable, integra y oportuna para la toma y control de decisiones.
Para tal efecto, es recomendable: diseñar, aprobar, implantar y efectuar seguimiento a un reglamento específico que entre los aspectos importantes para lograr este cometido, y sin ser limitativos, requiera:
- Asignar una determinada cuantía de efectivo (dinero), destinada a coberturar requerimientos de transacciones relacionadas con gastos menores o de poca importancia, necesarios en una empresa.
- El efectivo asignado no debe ser reducido ni importante, para no realizar reposiciones diarias ni poseer inmovilizadas sumas cuantiosas de efectivo, porque restaría movimiento al activo disponible.
- Habilitar el registro de Caja chica.
- Designar a un funcionario de la empresa en el cargo de Cajero(a).
- El Cajero (a) no requiere poseer formación en contabilidad, puesto que no efectúa registros en el sistema de contabilidad de una empresa.
- El Cajero(a), debe conocer oficialmente sus derechos y obligaciones inherentes a sus funciones.
- El Cajero(a) se responsabiliza por la custodia y utilización de recursos destinados a solventar gastos menores o de poca importancia en favor de la empresa.
- El efectivo asignado debe ser entregado al Cajero(a), mediante la emisión de cheque a su nombre.
- Los gastos, sin ser limitativos, a ser coberturados son: telefonía, agua potable, energía eléctrica, mantenimiento, transporte, cables, servicio postal, refrigerios, focos, gasolina, y otros de similar naturaleza.
- Toda entrega de efectivo, para gastos debe efectuarse mediante documentación (vale) y su descargo no debe ser mayor a veinticuatro (24) horas.
- El efectivo en Caja chica, no debe incluir cheques, en moneda nacional ni extranjera, por ningún concepto e importe.
- El efectivo en Caja chica, no debe incluir moneda extranjera.
- Los desembolsos de efectivo, deben estar en función límites establecidos. De ser mayores y necesarios deben contar con la autorización superior, caso contrario debe efectuarse la emisión de cheque.
- Los desembolsos de fondos, necesariamente deben estar respaldados por facturas originales, incluyendo: fecha, razón social de la empresa, Número de Identificación Tributaria (NIT), descripción del desembolso, importe numeral y literal, sello de cancelado.
- Al reducirse considerablemente el efectivo, el Cajero(a) debe solicitar reposición.
- La reposición de efectivo, debe efectuarse, previo arqueo.
- Faltantes de efectivo, serán imputados al Cajero(a), si corresponde.