Son el efectivo y los equivalentes de efectivo que tienen ciertas limitaciones para su disponibilidad, las cuales normalmente son de tipo contractual o legal, como por ejemplo:
Los equivalentes de efectivo son valores de corto plazo, de gran liquidez, fácilmente convertibles en efectivo y que están sujetos a riesgos poco importantes de cambios en su valor; tales como: monedas extranjeras, metales preciosos amonedados e inversiones disponibles a la vista; tales como caja de ahorro, depósitos a plazo fijo en moneda nacional, extranjera o con mantenimiento de valor y otros.
La caja moneda extranjera corresponde al Rubro ACTIVO grupo Activo Corriente y subcuenta CAJA ME, representa el saldo, el saldo DEBE del efectivo en billetes, monedas, cheques vigentes girados a la orden de la entidad en moneda extranjera. El responsable es designado por la gerencia o máxima autoridad ejecutiva. Si la moneda extranjera ocasionalmente se encuentra en cajas ME, el responsable debe depositar en la Cuenta Bancos ME o Caja de Ahorro ME por tema de control.
Se registra en él DEBE todos los ingresos o cobros en moneda extranjera, y en el HABER los pagos o depósitos en los bancos, de acuerdo con disposiciones y costumbres de cada país, por consiguiente, el saldo de la cuenta será deudor y representará la suma de efectivo y cheques disponibles en moneda extranjera, en poder de la empresa.
El control de cantidades físicas y valoradas debe ser efectuado a través de boletas de control por un responsable. Los desembolsos en efectivo por pago de deudas o la compra de bienes y servicios deben ser respaldados con Recibos de Caja en M.E.» y aplicar una técnica de valuación para las salidas de efectivo. Debe efectuarse arqueos sorpresivos en forma periódica y actualizar mínimamente en forma mensual.
Para el registro, control y actualizaciones de Caja Moneda Extranjera se debe aplicar la NC-6 «Mantenimiento de Valor y Diferencias de Cambio» emitida por Concejo Técnico Nacional de Auditoria y Contabilidad (CTNAC) dependiente del Colegio de Contadores Públicos de Bolivia que es concordante con la NIC-21 «Efectos de las Variaciones en Tasas de Cambio de la Moneda Extranjera».
28/12/202X, la Empresa AQB SRL realizó ventas de 5 computadoras i7 en dólares 1.00.00 cada uno que fue recibido por Caja ME. El tipo de cambio Bs6.94 por 1dólar americano.
31/12/202X, la Empresa AQB SRL por cierre de gestión realiza el ajuste por mantenimiento de valor de Caja ME con Bs6.96 por cada 1 dólar americano.
Registro de ingreso por venta de computadoras 17:
Registro de la regularización al cierre de gestión:
Para cerrar y regularizar la Cuenta Caja ME la gestión es necesario realizar un ajuste de mantenimiento de valor de acuerdo al siguiente detalle:
Como se puede observar en el cuadro, el monto de dólares americanos no existe ninguna diferencia para ajustar, la diferencia solo existe en Bs100.00 por su mantenimiento de valor. El asiento contable sería de la siguiente manera:
Correspondiente al Rubro ACTIVO grupo Activo Corriente, cuenta Efectivo y Equivalentes de Efectivo y subcuenta CAJA que representa el saldo en el DEBE del efectivo en billetes, monedas, cheques vigentes girados a la orden de la entidad, y ocasionalmente se pueden encontrar vales de caja o facturas que fueron canceladas con dineros de caja con la autorización superior respectiva, que desde luego ya no significan efectivo; que a determinada fecha se encuentran en caja en poder del responsable. El responsable es designado por la gerencia o máxima autoridad ejecutiva.
En él DEBE se registran los ingresos de efectivo y cheques por ventas de bienes y servicios al contado, devoluciones de proveedores o pagos de clientes y otros deudores por cobranzas, y en el lado del HABER las salidas del efectivo o cheques por concepto de depósitos de transferencia en instituciones financieras (bancos) y pago por compra de bienes y servicios.
Para comprobar que los ingresos de dineros y valores a Caja están correctos, al finalizar la jornada de trabajo diario el responsable efectúa el ARQUEO DE CAJA para comprobar que la custodia de los recursos monetarios y otros valores recibidos en caja es el correcto, personal superior tal como el Contador, Tesorero y/o el Auditor Interno de la entidad, suelen efectuar arqueos sorpresa a los recursos existentes en caja.
El Fondo Fijo, Caja Chica o Caja Menor corresponde al rubro ACTIVO al grupo Activo Corriente a la cuenta Efectivo y Equivalentes de Efectivo. Realiza registros en él DEBE por el desembolso de la subcuenta Bancos para gastos menores y registra en el HABER cuando quieren disminuir o cerrar el Fondo Fijo.
Durante las actividades diarias de la entidad, se suscitan erogaciones de dinero a efectos de cubrir gastos menores, razón por la cual resulta nada practico emitir cheques a objeto de pagar dichos gastos. Aún que en la actualidad los pagos electrónicos por vía Internet son más viables para hacer pagos menores, pero siempre y cuando que el beneficiario tenga una cuenta bancaria, en todo caso, se sigue utilizando el fondo fijo para gastos menores como transportes, refrigerios y otros que los beneficiarios no cuentan con cuantas bancaria para pagar.
Las instituciones y empresas para efectuar sus operaciones, tienen necesariamente que efectuar gastos menores para este tipo de gastos se utiliza el procedimiento de manejo y control de Caja Chica o Fondo Fijo o Caja Menor al estar involucradas entidades financieras en su fondo a rendir, para tener un control interno adecuado del efectivo.
El procedimiento consiste en emitir un cheque o transferir electrónicamente a su cuenta del responsable (empleado) el monto de efectivo autorizado por la Gerencia o Representante Legal previa aprobación de las «Políticas Contables del Manejo de Caja Chica» o «Reglamento para el Manejo de Fondos de Caja Chica». El monto sirve para cubrir gastos misceláneos, mínimamente deberá cubrir los gastos de una semana. En el caso que la institución o negocio tiene sucursales dependiendo de la empresa pueden existir varios fondos fijos.
Se debe controlar que los gastos sean autorizados por la Gerencia o Dirección, para gastos sin facturas deben emitirse «Recibos de Caja Chica¨ de forma cronológica, presentar un formulario de descargo de los Gastos de Caja Chica y los gastos deben ser contabilizados mínimamente en forma mensual así haya gastado lo mínimo.
Por políticas o Reglamento Interno de la institución o empresa se define el monto autorizado y el tiempo que se debe rendir las cuentas (semanal, quincenal o mensual), el responsable (empleado) debe formular la rendición de gastos de caja chica mínimamente en dos ejemplares y solicitar su reembolso. Cuando la empresa formula sus estados financieros mensualmente, el cajero(a) deberá presentar su rendición de gastos así haya gastado Bs1.- con el fin de incluir los gastos hasta el total importe, y determinar el saldo a la fecha, las columnas del I.V.A. de total gasto y apropiación contable, deberán ser llenados por el responsable del registro contable de acuerdo a la documentación respaldatoria y la naturaleza de los gastos.
Una comisión es un mandato comercial escrito o verbal sin representación, consistente en una orden o facultad que una persona natural o jurídica (Comitente) da a otra persona natural o jurídica (Comisionista) para que ésta a nombre y por cuenta del mandante realice una determinada operación comercial la cual generará beneficio económico en su favor, llamado comisión. Tiene como objetivo efectuar compras de: mercaderías, bienes que no sean mercaderías y/o contratar servicios, con intermediación.
Expresamente la comisión consiste, en él envió de efectivo por parte del mandante (Comitente) a otra persona natural o jurídica (Comisionista), para que ésta efectúe la compra de mercaderías por su cuenta pero a nombre del mandante.
Mandato comercial.- Es un acuerdo, a través del cual, una de las partes se obliga a celebrar o ejecutar uno o más actos de comercio a nombre y por cuenta de la otra.
Mandante.- Es una persona natural o jurídica, que obliga a otra persona natural o jurídica a realizar determinados actos de comercio.
Por tanto, las personas que necesariamente intervienen en el acto de la comisión son:
Comitente.- Es una persona natural o jurídica que envía efectivo a otra persona natural o jurídica, identificada como Comisionista, para efectúe compras de mercaderías a su nombre.
Comisionista.- Es una persona natural o jurídica que recibe efectivo de otra persona natural o jurídica, identificada como Comitente, para efectuar compras de mercaderías por su cuenta, pero a nombre del Comitente (mandante).
Las tarjetas de control de almacenes son registros secundarios, que utiliza la unidad administrativa de almacenes, destinados a proporcionar información financiera en términos de unidades monetarias, referida a: entradas (compras), salidas (ventas) y saldos solo en cantidades de las mercaderías que posee y controla una empresa, por cada transacción. Además; informan sobre su: ubicación, unidad de medida, existencia mínima y existencia máxima.
Varían de acuerdo a requerimientos contables y necesidades de una empresa. Sin embargo; para fines de demostración se presenta:
El correcto control de inventarios, es un proceso compuesto por un conjunto de faces interrelacionadas aplicables a todas las actividades inherentes a la gestión de una empresa, integradas a los procesos administrativos de la misma, bajo responsabilidad de gerencia, desarrolladas por todo el personal de la misma, para lograr el cumplimiento de sus objetivos.
El control de los Inventarios, se sustenta en parte del sistema de control interno vigente en una empresa, aplicable expresamente a dicho rubro, y debe estar en función a la interpretación y aplicación normas de contabilidad vigentes y pertinentes, aplicables a los procesos contable administrativos inherentes a sus actividades, coadyuvadas por políticas contables y reglamentos específicos.
La importancia para lograr adecuado control sobre el movimiento (compra, permanencia y venta) de los Inventarios que posee y controla una empresa, está orientada a salvaguardar estos activos para limitar riesgos internos y externos que pudieran afectar las actividades empresariales, y lograr un grado razonable de seguridad para proporcionar información financiera: confiable, integra y oportuna para la toma y control de decisiones.
Para tal efecto; es recomendable: diseñar, aprobar, implantar y efectuar seguimiento a un reglamento específico que entre los aspectos importantes para lograr este cometido, y sin ser limitativos, requiera:
Otros aspectos importantes que se obtienen de un adecuado control de los inventarios, y sin ser limitativos, son:
Son un conjunto de registros secundarios (auxiliares), destinados a ser parte de un adecuado sistema de control interno sobre el movimiento de mercaderías que posee y controla una empresa, para proporcionar información financiera: confiable, integra y oportuna referida a transacciones documentadas, originadas del giro específico de las actividades empresariales.
Son registros secundarios, que utiliza la unidad administrativa de contabilidad, destinados a proporcionar información financiera en términos de unidades monetarias, referida a: entradas (compras), salidas (ventas) y saldos en cantidades y valores de las mercaderías que posee y controla una empresa, por cada transacción en función a un método de valuación.
La planilla de control de inventarios, varía de acuerdo a requerimientos contables y necesidades de una empresa. Sin embargo; para fines de demostración se presenta:
Columna No 1.- Fecha, destinada a la fecha de realización de la transacción.
Columna No 2.- Descripción, destinada a una descripción resumida de la transacción suscitada.
Columna No 3.- Comprobante, destinada a la clase y número del comprobante de diario donde se practicó su registro.
Columna No 4.- Costo unitario, destinada al costo por unidad de cada compra y/o venta.
Columnas Nos 5 y 6.- Entradas para registrar las compras en: cantidades y valores respectivamente.
Columnas No 7 y 8.- Salidas destinada para registrar las ventas en: cantidades y valores respectivamente.
Columnas No 9 y 10.- Saldos para registrar los sobrantes en: cantidades y valores existentes, después de cada compra y venta.
Inventarios o Bienes de cambio o Existencias, son recursos que posee y controla una empresa, valuados en términos de unidades monetarias, materializados en mercaderías (mercancías) destinadas a la venta y/o producción en el ciclo normal de operaciones, encontradas en sus almacenes a una determinada fecha, sin considerar su ubicación geográfica.
Ejemplo.- Inventarios, Inventarios en tránsito, Suministros de almacenes, Inventario de materia prima, Inventario de productos en proceso, Inventario de productos terminados, etc.
Los inventarios frecuentemente son delicados en su tratamiento, tanto desde el marco teórico como en la práctica, pese a existir lineamientos técnicos definidos con relación a este rubro. Más aun; si las empresas se convierten en más complejas cada día, y en tanto los precios continúen cambiando (aumentos y/o disminuciones) en el mercado por la dinámica de la economía en el campo empresarial, no puede la teoría contable quedar estática. Razón por la cual, las variaciones de precios en mercado, condicionaran reconocerse actualizaciones.
Es generar beneficios económicos futuros en términos de unidades monetarias, en función al movimiento de mercaderías destinadas para venta o producción, aplicadas en actividades de operación, desarrolladas en una empresa y de ésta manera coadyuvar al logro de las metas y alcanzar sus objetivos propuestos.
Movimiento de mercaderías.- Constituye un proceso que está en función al cumplimiento de las siguientes fases:
Las principales que identifican a los inventarios, sin ser limitativas, son:
Es el periodo de tiempo, que transcurre desde la compra de activos materiales destinados a la venta o para el proceso productivo, hasta el momento de su realización (efectivo o equivalentes). Cuando el ciclo normal de operación no resulte claramente identificable, se asumirá doce meses.
Realización.- Es la capacidad que poseen los inventarios para convertirse en efectivo o equivalentes.
Valor de cambio.- Es el equivalente en términos de unidades monetarias, por el cual los inventarios pueden ser intercambiados, entre partes relacionadas y debidamente informadas.
Valor de uso.- Es la capacidad que poseen los inventarios para satisfacer necesidades de los compradores.
Los inventarios existentes en almacenes de una empresa, a una determinada fecha, están estrechamente relacionados con el giro específico de sus actividades. En particular y de acuerdo a la temática tratada en el presente, se incide en existencias de los sectores comerciales y/o industriales.
Actividad comercial.- Implica desarrollar transacciones inherentes a la compra-venta, de productos sin que exista transformación de éstos, identificados como: mercaderías y material de empaque.
Actividad industrial.– Implica desarrollar y cumplir fases inherentes al proceso de transformación de la materia prima, mediante la aplicación de: maquinaria, mano de obra y gastos inherentes a dicha actividad, identificados contablemente como: productos terminados, productos en proceso de fabricación, materia prima, insumos y material de empaque.
Las políticas de cobranza son decisiones administrativas, técnicas y legales diseñadas y adoptadas por una empresa, plasmadas en procedimientos destinados para cobrar o recuperar los valores, en términos de unidades monetarias, de créditos otorgados a sus clientes, tanto vigentes como vencidos. Cualquier sistema de cobranzas para que tenga éxito, debe generar efectivo.
Una adecuada política de cobranza, debe estar en función de:
Se caracterizan por la otorgación de créditos en períodos cortos, normas de crédito estrictas y una política de cobranza agresiva, orientadas a reducir pérdidas en cuentas incobrables o de dudoso cobro.
Se caracterizan por la otorgación de créditos generosos, considerando la competencia, no presionan enérgicamente durante el proceso de cobro y son menos exigentes en requisitos y períodos para el pago de las compromisos.
Se caracterizan por la otorgación de créditos, destinados a generar un flujo normal de cobranzas, se implanten para alcanzar el objetivo de la administración de cuentas por cobrar y de la gerencia financiera en general. Este objetivo incide en maximizar el rendimiento sobre la inversión de la empresa. Se otorgan créditos a plazos razonables según características de los clientes y los gastos de cobranzas se aplican tomando en consideración lose cobros a efectuarse obteniendo un margen de beneficio razonable.