El correcto control de inventarios, es un proceso compuesto por un conjunto de faces interrelacionadas aplicables a todas las actividades inherentes a la gestión de una empresa, integradas a los procesos administrativos de la misma, bajo responsabilidad de gerencia, desarrolladas por todo el personal de la misma, para lograr el cumplimiento de sus objetivos.
El control de los Inventarios, se sustenta en parte del sistema de control interno vigente en una empresa, aplicable expresamente a dicho rubro, y debe estar en función a la interpretación y aplicación normas de contabilidad vigentes y pertinentes, aplicables a los procesos contable administrativos inherentes a sus actividades, coadyuvadas por políticas contables y reglamentos específicos.
La importancia para lograr adecuado control sobre el movimiento (compra, permanencia y venta) de los Inventarios que posee y controla una empresa, está orientada a salvaguardar estos activos para limitar riesgos internos y externos que pudieran afectar las actividades empresariales, y lograr un grado razonable de seguridad para proporcionar información financiera: confiable, integra y oportuna para la toma y control de decisiones.
Para tal efecto; es recomendable: diseñar, aprobar, implantar y efectuar seguimiento a un reglamento específico que entre los aspectos importantes para lograr este cometido, y sin ser limitativos, requiera:
- Habilitar infraestructura física adecuada.
- Habilitar oficialmente la unidad administrativa de Almacenes, destinada a controlar el movimiento (entradas, permanencia y salidas) de mercaderías de una empresa.
- Designar un funcionario de la empresa con el cargo de Jefe de Almacenes.
- El Jefe de Almacenes debe:
- Conocer oficialmente sus derechos y obligaciones inherentes a sus funciones.
- Poseer póliza de seguro y las primas ser canceladas por la empresa.
- Responsabilizarse por la existencia física de mercaderías, manteniendo valor de cambio y valor de uso.
- Preparar oportunamente informes periódicamente sobre el movimiento de mercaderías para decisiones de Gerencia.
- Poseer pólizas de cobertura para las mercaderías y para el personal a cargo.
- Contar con cobertura de pólizas de seguro para los Inventarios en función valores de costo reales de estos.
- Contar con cobertura de pólizas de seguro para el personal a cargo.
- Implantar un sistema de inventarios (Sistema perpetuo o Sistema periódico), recomendable el primero.
- Elegir y aplicar un determinado método de valuación aplicable a los inventarios de mercaderías.
- Habilitar el Registro de control para Inventarios (tarjetas).
- Efectuar control y seguimiento sobre la existencia mínima y máxima de inventarios, para no generar desabastecimiento o sobre abastecimiento e informar a Gerencia.
- Efectuar recuentos físicos periódicos y sorpresivos para constatar el estado de las mercaderías y la cantidad.
Otros aspectos importantes que se obtienen de un adecuado control de los inventarios, y sin ser limitativos, son:
- Evaluar la rentabilidad, consistente en cuantificar la utilidad bruta en ventas (margen de utilidad o margen bruto de beneficio) que emerge de la diferencia entre los ingresos por ventas y el costo de las mercaderías vendidas. Los ingresos deben cubrir el costo y ofrecer un margen bruto suficiente que cubra el resto de los gastos de operación.
- Efectuar indagaciones en mercado respecto a costos y calidad de las mercaderías que comercializa una empresa.
- Satisfacer expectativas de los clientes y potenciales clientes.
- Detectar posibles productos sustitutos.
Tarjetas de Control de Inventarios
Son un conjunto de registros secundarios (auxiliares), destinados a ser parte de un adecuado sistema de control interno sobre el movimiento de mercaderías que posee y controla una empresa, para proporcionar información financiera: confiable, integra y oportuna referida a transacciones documentadas, originadas del giro específico de las actividades empresariales.
Tarjetas Valoradas de Inventarios
Son registros secundarios, que utiliza la unidad administrativa de contabilidad, destinados a proporcionar información financiera en términos de unidades monetarias, referida a: entradas (compras), salidas (ventas) y saldos en cantidades y valores de las mercaderías que posee y controla una empresa, por cada transacción en función a un método de valuación.
Diseño y Formato de Tarjetas de Inventarios
La planilla de control de inventarios, varía de acuerdo a requerimientos contables y necesidades de una empresa. Sin embargo; para fines de demostración se presenta:
- Cuenta. Para el título de la partida contable, a la cual pertenece la mercadería.
- Código.- Para la identificación numérica que se asigna a una cuenta propiamente dicha, en función al plan de cuentas que utilizada una empresa.
- Ubicación.- Para el espacio físico donde se encuentra dicha mercadería.
- Unidad de medida.- Para la forma de medición que utiliza dicho bien.
- Tarjeta No.- Para a la numeración correlativa asignada a cada uno de estos registros
- Existencia mínima.- Para la cantidad mínima de artículos que deben existir en almacenes y no desabastecerse.
- Existencia máxima.- Para la cantidad máxima de artículos que deben existir en almacenes y no sobre abastecerse.
- Método de valuación.- Para el método aplicado al valuar existencias.
Columna No 1.- Fecha, destinada a la fecha de realización de la transacción.
Columna No 2.- Descripción, destinada a una descripción resumida de la transacción suscitada.
Columna No 3.- Comprobante, destinada a la clase y número del comprobante de diario donde se practicó su registro.
Columna No 4.- Costo unitario, destinada al costo por unidad de cada compra y/o venta.
Columnas Nos 5 y 6.- Entradas para registrar las compras en: cantidades y valores respectivamente.
Columnas No 7 y 8.- Salidas destinada para registrar las ventas en: cantidades y valores respectivamente.
Columnas No 9 y 10.- Saldos para registrar los sobrantes en: cantidades y valores existentes, después de cada compra y venta.