El Fondo Fijo, Caja Chica o Caja Menor corresponde al rubro ACTIVO al grupo Activo Corriente a la cuenta Efectivo y Equivalentes de Efectivo. Realiza registros en él DEBE por el desembolso de la subcuenta Bancos para gastos menores y registra en el HABER cuando quieren disminuir o cerrar el Fondo Fijo.
Durante las actividades diarias de la entidad, se suscitan erogaciones de dinero a efectos de cubrir gastos menores, razón por la cual resulta nada practico emitir cheques a objeto de pagar dichos gastos. Aún que en la actualidad los pagos electrónicos por vía Internet son más viables para hacer pagos menores, pero siempre y cuando que el beneficiario tenga una cuenta bancaria, en todo caso, se sigue utilizando el fondo fijo para gastos menores como transportes, refrigerios y otros que los beneficiarios no cuentan con cuantas bancaria para pagar.
Las instituciones y empresas para efectuar sus operaciones, tienen necesariamente que efectuar gastos menores para este tipo de gastos se utiliza el procedimiento de manejo y control de Caja Chica o Fondo Fijo o Caja Menor al estar involucradas entidades financieras en su fondo a rendir, para tener un control interno adecuado del efectivo.
El procedimiento consiste en emitir un cheque o transferir electrónicamente a su cuenta del responsable (empleado) el monto de efectivo autorizado por la Gerencia o Representante Legal previa aprobación de las «Políticas Contables del Manejo de Caja Chica» o «Reglamento para el Manejo de Fondos de Caja Chica». El monto sirve para cubrir gastos misceláneos, mínimamente deberá cubrir los gastos de una semana. En el caso que la institución o negocio tiene sucursales dependiendo de la empresa pueden existir varios fondos fijos.
El Control Interno de Fondo de Caja Chica
Se debe controlar que los gastos sean autorizados por la Gerencia o Dirección, para gastos sin facturas deben emitirse «Recibos de Caja Chica¨ de forma cronológica, presentar un formulario de descargo de los Gastos de Caja Chica y los gastos deben ser contabilizados mínimamente en forma mensual así haya gastado lo mínimo.
Rendición de Gastos y Reposición de Fondos
Por políticas o Reglamento Interno de la institución o empresa se define el monto autorizado y el tiempo que se debe rendir las cuentas (semanal, quincenal o mensual), el responsable (empleado) debe formular la rendición de gastos de caja chica mínimamente en dos ejemplares y solicitar su reembolso. Cuando la empresa formula sus estados financieros mensualmente, el cajero(a) deberá presentar su rendición de gastos así haya gastado Bs1.- con el fin de incluir los gastos hasta el total importe, y determinar el saldo a la fecha, las columnas del I.V.A. de total gasto y apropiación contable, deberán ser llenados por el responsable del registro contable de acuerdo a la documentación respaldatoria y la naturaleza de los gastos.