Es el procedimiento aplicado para incorporar registros de transacciones, en el sistema de contabilidad de una empresa, inherentes a la apropiación (reconocimiento) y valuación (medición) del movimiento de la cuenta Caja chica. Para tal efecto, debe seguirse el siguiente procedimiento:
- Contabilizar la implantación.
- Incorporar transacciones en Registro de Caja chica.
- Efectuar Arqueo de Caja chica.
- Contabilizar la reposición del efectivo.
- Diferencias.
- Exposición en estados financieros.
Para efectuar adecuada demostración práctica del marco teórico, descrito en el presente tema, y cumplir con fases inherentes al proceso contable necesarias para la preparación y presentación de información financiera, se plantea el siguiente supuesto:
01 de Junio de 2018.- Almacenes «La Estrella» Ltda., decide asignar fondos por Bs 5.000 destinados a coberturar gastos menores. Para tal efecto; emite cheque No 123 del Banco La Paz S.A. a la orden de Linda Laura. El límite de gastos es Bs 1.000
El registro es:
A partir de esa fecha, la encargada procede a solventar gastos relacionados con los siguientes conceptos:
02 de Junio.- Factura No 123 ELECTRICOS S. A. Servicio de energía eléctrica, mes de Noviembre, Bs 695
04 de Junio – Factura No 234 GAMA LTDA. Servicio telefónico, mes de Noviembre, Bs 420
06 de Junio.- Factura No 345 EI PASTEL Servicio de té Bs 780
08 de Junio.- Factura No 456 EL PAPEL LTDA. Material de escritorio Bs 510
10 de Junio – Factura No 567 EL PINTOR Compra de pintura Bs 315
12 de Junio.- Factura No 678 EL VELOZ Taller de reparaciones Bs 1.420 14 de Junio – Factura No 789 YO LIMPIO Limpieza oficina Bs 120
15 de Junio.- Factura No 890 ESTACION LUNA Gasolina movilidad gerencia Bs 150
Los desembolsos de efectivo incorporados en registro de caja chica, son:
El efectivo existente en poder de la encargada, presenta la siguiente composición:
5 billetes del corte de Bs 50
16 billetes del corte de Bs 20
14 billetes del corte de Bs 10
39 monedas del corte de Bs 5
61 monedas del corte de Bs 2
63 monedas del corte de Bs 1
Con base en la información anterior, se presenta:
Algo a puntualizar, es que la documentación existente solo debe estar comprendida entre el 01 al 15 de Junio. Por tanto, documentación fechada anterior al 01 de Junio queda automáticamente anulada, porque se presupone haber intervenido en anterior arqueo.