Es un procedimiento contable, a través del cual se logra: constatar, evidenciar y controlar la adecuada utilización del efectivo de una empresa, y cuantificar el saldo en términos de unidades monetarias de libre e inmediata disponibilidad existente.
Dicho procedimiento, puede aplicarse cualquier momento, sin previo aviso, como también a efectos de realizar la reposición del efectivo en Caja chica.
Un arqueo, en este caso, normalmente se divide en dos partes:
a. Documentación en caja
- Corte de documentación.
- Selección de documentación.
- Revisión de documentación.
b. Efectivo en caja
- Validación del efectivo.
- Selección y clasificación.
Documentación en Caja Chica
Hace referencia a facturas que respaldan desembolsos de efectivo realizados por el encargado(a) de Caja chica. Para revisar la documentación existente, debe aplicarse el siguiente procedimiento:
- Corte de documentación.
- Selección de documentación.
- Revisión de documentación.
Que es el corte de documentación?
Es el acto de establecer un intervalo de tiempo, en función de dos fechas. La primera, corresponde al último reembolso (arqueo) de efectivo realizado o caso contrario, cuando se efectuó la asignación del efectivo. La segunda, corresponde al reembolso (arqueo) actual de efectivo.
Este corte tiene por finalidad, revisar y validar las pruebas de descargo (facturas) presentadas por el encargado(a), debiendo estar emitidas entre las dos fechas antes mencionadas, para no incorporar documentación que no se encuentre comprendida entre esas fechas.
Selección de Documentación
Es el acto de seleccionar, agrupar (por su naturaleza) las pruebas de descargo y ordenarlas en cronología de hechos.
Revisión de Documentación
Es el acto de constatar la validez de la documentación, que respalda desembolsos de efectivo, en función a:
- Fecha de emisión.
- Razón social de la empresa.
- Número de Identificación Tributaria (NIT).
- Descripción de la compra de bienes y/o servicios.
- Importe numeral y literal.
- Sello de cancelado.
Efectivo en Caja Chica
Es dinero físico, en billetes y monedas, existente en Caja chica, debiendo necesariamente ser recontado. Para realizar el recuento del efectivo existente, debe utilizarse el siguiente procedimiento:
- Validación del efectivo.
- Selección y clasificación.
Validación del efectivo
Es el acto de verificar la autenticidad de los billetes y monedas existentes en Caja chica, y utilizando equipo destinado para tal efecto.
Selección Y Clasificación
Es el acto de separar billetes de monedas, para seguidamente seleccionar y agruparlos por su corte en orden descendente para proceder a su recuento.
Reposición de Fondos de Caja Chica
Es la entrega o asignación de efectivo, equivalente al total en términos de unidades monetarias de las facturas encontradas, una vez concluido el arqueo, mediante la emisión de cheque a la orden del encargado(a), con cargo a cuentas de gasto.
Al respecto se debe puntualizar que, al reponer fondos no corresponde cargar la cuenta Caja chica, porque al mayorizar el saldo será el monto asignado más el importe de la reposición, cifra que jamás se entregó al encargado(a).
Metodología del Arqueo
Para efectuar un arqueo de Caja chica, se debe seguir el siguiente procedimiento:
- Habilitar un papel de trabajo.
- En la parte superior y central registrar el encabezado, que integra: razón social de la empresa, título del procedimiento contable (Arqueo de Caja chica), fecha y moneda de presentación.
- Debajo del encabezado y al lado izquierdo registrar: nombre y cargo del encargado(a), monto asignado (numeral y literal) último arqueo (fecha), hora de inicio y finalización, nombre y cargo de la persona que realiza el arqueo y nombre y cargo de la persona que presencia el arqueo.
- Detallar facturas ordenadas cronológicamente incluyendo: fecha, número de factura, emisor, concepto e importe y sumar. Detallar moneda nacional, ordenada por su corte y sumar.
- Sumar el total de la documentación con el total del efectivo recontado. Tal resultado, debe igualar al monto asignado y con el saldo del mayor correspondiente a la cuenta Caja chica.
- En la parte inferior redactar la declaratoria del encargado(a), haciendo énfasis que el efectivo recontado y la documentación existentes en Caja chica, fueron devueltos conforme.
Diferencias en Arqueo de Caja Chica
Son resultados diferentes, en más o en menos, encontrados entre el Registro de Caja chica y el arqueo practicado. Cuando se suscitan estas diferencias, deben ser contabilizadas después de efectuarse la reposición del efectivo. Los casos que normalmente pueden presentarse son:
- Faltantes sin responsabilidad
- Faltantes con responsabilidad
Faltantes sin Responsabilidad
Este caso se refiere a diferencias en menos encontradas en el arqueo, y después de evidenciar que no existe responsabilidad del encargado, el faltante debe imputarse contra gastos, ya que el efectivo no será recuperado por la empresa.
Faltantes con Responsabilidad
Este caso se refiere a diferencias en menos encontradas en el arqueo, y después de evidenciar que existe responsabilidad del encargado, el faltante debe imputarse contra Cuentas del personal, ya que el efectivo será recuperado por la empresa.