Es el conjunto de registros secundarios (auxiliares), destinado a ser parte de un adecuado sistema de control interno sobre el movimiento del efectivo que posee y controla una empresa, para proporcionar información financiera: confiable, integra y oportuna referida a transacciones documentadas, de desembolsos (salidas) de efectivo, aplicados a gastos menores.
Este registro, al consignar desembolsos (salidas) de efectivo, aplica la base por partida simple, debido a que:
- El encargado(a) no requiere poseer formación académica en contabilidad.
- No practica registros, de los desembolsos, en el sistema de contabilidad de una empresa.
- No ofrece dificultad para su aplicación.
Conformación y diseño de caja chica
Varían de acuerdo a requerimientos contables y necesidades de una empresa. Sin embargo; para fines de demostración se presenta:
Encargado: Para registrar el nombre de la persona encargada.
Monto asignado: Para incluir el importe de efectivo asignado.
Columna Fecha: Tiene por finalidad registrar la fecha del desembolso efectuado.
Columna Concepto: Tiene por finalidad describir la naturaleza de la transacción suscitada, incluyendo información referente a la factura.
Columna Importe: Tiene por finalidad registrar valores en términos de unidades monetarias del efectivo entregado, para gastos menores.