Son el conjunto de transacciones, incorporadas en comprobantes de diario traspaso periódicamente, aplicando la base de registro del devengado o acumulación o devengo. (No originan moviendo físico de efectivo), con la finalidad de cuantificar razonablemente les variaciones en la situación financiera de una empresa en marcha a una determinada fecha. Para que sus estados financieros expongan imagen fiel de, o presenten razonablemente, la situación financiera, el desempeño financiero y los flujos de efectivo.
Objetivo de los asientos de ajuste
Los asientos de ajuste tienen por objetivo cuantificar, en términos de unidades monetarias, de manera razonable y con propósitos de información general, la situación financiera (activo, pasivo, patrimonio, costo, gastos e ingresos) de una empresa a una determinada fecha, aplicando la base de registro del o acumulación.
Características
Las principales características que identifican a estos asientos, sin ser limitativas, son:
- Se preparan e incorporan periódicamente en el sistema de registro de una empresa. Siendo recomendable registrarlos mensualmente.
- Se incorporan en comprobantes de diario traspaso por no existir movimiento físico de efectivo.
- Se incorporan transacciones que se encuentren pendientes de cobro y/o pago a una determinada fecha, por diferentes conceptos.
- Se regularizan saldos de cuentas, en términos de unidades monetarias, que se encuentren sobre o subvaluados.
- Se regularizan saldos de cuentas, en términos de unidades monetarias, que presenten deformidad. Es decir, debiendo presentar saldos deudores presentan saldos acreedores o vice-versa.
Clasificación y Tipos de asientos de ajuste
a) Depreciación Bienes de Uso
Se aplica a cada uno de los bienes de uso que posee y controla una empresa, agrupados cuentas específicas de Balance General: Grupo Activo, Subgrupo Bienes de uso (Propiedades planta y equipo o Activo fijo) que incluya cuentas como: Muebles y enseres, Equipos de computación Vehículos, etc.
Es pertinente puntualizar que no todos los bienes de uso están sujetos a depreciación, razón para efectuar las siguientes distinciones:
- Bienes sujetos a depreciación.- Son aquellos considerados o catalogados como recursos renovables. Es decir; se pueden reponer y son motivo de estudio en el presente grupo.
- Bienes sujetos agotamiento.- Son aquellos considerados o catalogados como recursos no renovables. Es decir, no se pueden reponer y son motivo de estudio en asignaturas de: Contabilidad Minera, Contabilidad Petrolera, Contabilidad Agrícola y Contabilidad Ganadera.
- Bienes que no se deprecian ni se agotan.- Los bienes que no se deprecian ni se agotan son los terrenos. Sin embargo; pueden estar afectados a una pérdida de valor por situaciones de ajenas y de fuerza mayor.
- Bienes fungibles.- Son bienes que posee una empresa, que al usarlos pierden valor de uso y valor de cambio. Es decir; no pueden ser utilizados nuevamente Material de escritorio, Material de limpieza, Papel sanitario, etc. Por tanto; no son considerados bienes de uso.
b) Previsión para cuentas incobrables
Se aplica a cada uno de los créditos otorgados por venta de mercaderías, que posee una empresa, y declarados incobrables (irrecuperables o perdidos) al expirar sus fechas de vencimiento y después de agotarse todos los medios legales para su recuperación. Agrupados en Balance General: Grupo Activo, Subgrupo Cuentas por cobrar (Derechos a cobrar), Cuenta Cuentas incobrables (dudosas o malas).
Es pertinente puntualizar que, no todas las cuentas por cobrar están sujetas a previsión, razón para efectuar una subclasificación:
- Cuentas por cobrar – comerciales.- Bajo esta denominación se deben incorporar todas aquellas transacciones pasadas, agrupadas en cuentas específicas, que representen derechos de cobro presentes de una empresa sobre terceras personas naturales y/o jurídicas en función a sus fechas de vencimiento pactadas, emergentes únicamente por la venta de mercaderías al crédito y/o anticipos a cuenta de futuras compras. Siendo estas: Letras por cobrar, Letras renovadas por cobrar, Letras protestadas por cobrar, Anticipos a proveedores.
- Cuentas incobrables (dudosas o malas).- Esta cuenta centraliza y contabiliza los valores en términos de unidades monetarias, correspondientes a créditos otorgados únicamente por venta de mercaderías efectuados por una empresa y declarados incobrables (irrecuperables o perdidos) al expirar sus fechas de vencimiento, por la imposibilidad de efectuar su cobro y después de haberse agotado todos los medios legales para su recuperación. Razón por la cual, es necesario constituir, para estos créditos, una previsión que sea suficiente para encarar la contingencia que afronta una empresa.
- Otras cuentas por cobrar.- Bajo esta denominación, se deben incorporar todas aquellas transacciones pasadas, apropiadas en cuentas específicas, que representan derechos de cobro presentes de una empresa sobre terceras personas naturales y/o jurídicas, en función a sus fechas de vencimiento de acuerdos pactados por diferentes conceptos menos por venta de mercaderías. Siendo estas: Cuentas del personal, Seguros por cobrar, Honorarios por cobrar, Alquileres por cobrar, etc.
b) Gastos por pagar
Se aplica a todas aquellas transacciones incorporadas en s en cuentas específicas que, representen compromisos de pago por gastos incurridos y no efectivizados por una empresa a una determinada fecha, dejando su pago a futuro. Estas cuentas se exponen en Estado de Resultados: Grupo Gastos de Operación, Subgrupo y Cuentas según correspondan al concepto del gasto como: Sueldos y salarios, Seguros pagados, Publicidad y propaganda, Fletes de venta, Intereses pagados, etc.
Es necesario puntualizar, que no todos los gastos están sujetos a ser respaldados con factura, razón para efectuar la siguiente distinción:
- Gastos no sujetos a facturación.- Son aquellos compromisos de pago por gastos que no están alcanzados por norma tributaria (Ejemplo: Indemnizaciones, Aguinaldos, Subsidios, etc.)
- Gastos sujetos a facturación.- Son aquellos compromisos de pago por gastos que están alcanzados por norma tributaria (Ejemplo: Seguros, Servicios básicos, Publicidad, etc.)
c) Gastos pagados por adelantado
Se aplica a todas aquellas transacciones incorporadas en cuentas específicas, que representen gastos pagados por adelantado o por anticipado, efectuados por una empresa en función a sus fechas de vigencia, registrados sobre la base del efectivo. Estas cuentas se exponen en Balance General: Grupo Activo, Subgrupo Pagos Anticipados y Cuentas como: Seguros pagados por adelantado, Honoraros pagados por adelantado, Alquileres pagados por adelantado, etc.
d) Amortización de otros activos
Se aplica a todos aquellos recursos, que posee y controla una empresa, como:
- Inmateriales, que no poseen forma corpórea, pero si valor en términos de unidades monetarias agrupados en cuentas específicas de Balance General: Grupo Activo, Datos Subgrupo, Intangible (Nominal) que incluya cuentas como: Gastos de organización, Contratos de concesión, Derecho de llave, Patentes, etc.
- Desembolsos de efectivo, para gastos, que por su importancia (materialidad) no se cargan a resultados del ejercicio en que se incurren, y se amortizan periódicamente para imputarlos al gasto en función a sus fechas de vigencia, que normalmente corresponden al largo plazo, agrupados en cuentas específicas de e Balance General: Grupo Activo, Subgrupo Cargos diferidos que incluya cuentas como: Mejoras a inmuebles de terceros, Descuento en emisión de bonos, Prima en compra de bonos, etc.
En función a la teoría de los opuestos, este grupo de asientos de ajuste es aplicable a:
- Embolsos de efectivo, por ingresos, que por su importancia (materialidad) no se abonan a resultados del ejercicio en que se realizan, y se amortizan periódicamente para imputarlos al ingreso en función a sus fechas de vigencia, que normalmente corresponden al largo plazo, agrupados en cuentas específicas de Balance General: Grupo Pasivo, Subgrupo Créditos Diferidos que incluya cuentas como: Prima en emisión de bonos, Descuento en compra de bonos, etc.
En el presente grupo, se toma para demostración el activo intangible, pero es pertinente efectuar las siguientes puntualizaciones:
- El activo intangible, no incluye la totalidad de recursos inmateriales que posee y controla una empresa, debido a la imposibilidad para efectuar su valuación, conocidos como activos satélites, siendo estos: Capital intelectual, Posicionamiento empresarial, Liderazgo por calidad en mercado, Nivel de ole aceptación de sus productos, Valor de mercados cautivos, etc.
- Las cuentas integrantes del activo intangible, están subclasificadas en: Activos intangibles de vida limitada y activos intangibles de vida ilimitada. Razón por la cual, este grupo de asientos de ajuste es aplicable únicamente aquellos activos su inmateriales cuya vida estimada es limitada, puesto que se conoce el tiempo de vida contable que poseen.
- Los activos intangibles de vida limitada, deben ser amortizados, aplicando un método, en función del tiempo estimado, efectuando su control mediante cuentas reguladoras.
e) Ingresos por cobrar
Se aplica a todas aquellas transacciones incorporadas en cuentas específicas, que representen compromisos de cobro por ingresos ganados y no cobrados por una empresa a una determinada fecha, dejando su cobro a futuro. Estas cuentas, se exponen en Estado de Resultados: Grupo Ingresos, Subgrupo Ingresos no Operativos, Cuentas como: Dividendos percibidos, Alquileres percibidos, Comisiones percibidas, Intereses percibidos, etc.
f) Ingresos percibidos por adelantado
Se aplica a todas aquellas transacciones incorporadas en cuentas específicas, que representen ingresos percibidos por adelantado o por anticipado, efectuados por una empresa en función a sus fechas de vigencia, registrados sobre la base del efectivo. Estas cuentas se exponen en Balance General: Grupo Pasivo, Subgrupo Ingresos Anticipados y Cuentas como: Alquileres percibidos por adelantado, Comisiones de venta percibidas por adelantado, Intereses percibidos por adelantado, Honoraros percibidos por adelantado, etc.
g) Inventario final de existencias o mercaderías
Se aplica a todas aquellas mercaderías, compradas para su venta o para cu transformación, que posee y controla una empresa, agrupadas cuentas específicas de Balance General: Grupo Activo, Subgrupo Bienes de cambio (Inventarios o Existencias) que incluya cuentas como: Inventarios, Inventario de suministros de almacenes, Mercaderías en tránsito, Inventario Inicial, Inventario Final, etc.
Es pertinente puntualizar la existencia de dos sistemas de inventarios:
Sistema del inventario perpetuo
Este Sistema de inventario no requiere asiento de ajuste, razón por la cual no esta sujeto a estudio en el presente tema. Sin embargo, debe efectuarse las siguientes puntualizaciones:
Perpetuo (permanente).- Por que la valuación de las mercaderías encontradas en almacenes de una empresa, responde a la aplicación de un método de valuación y su valor se cuantifica por cada compra y venta de mercaderías que se realiza, proporcionando información oportuna (inmediata) a la conclusión de cada una de estas transacciones. Es decir, el valor del inventario, se conoce por cada compra (aumenta) y por cada venta (disminuye) y el costo de ventas se conoce, solo por cada venta y en función al método de valuación aplicado.
Cuentas.- Para el registro del movimiento de mercaderías, se debe apropiar cuentas como:
- Inventarios.- Registra los valores, en términos de en términos de unidades unidades monetarias, correspondiente a las mercaderías: encontradas en almacenes de una empresa a! inicio y/o reinicio de un ejercicio (año). Como también, de las mercaderías compradas por una empresa, durante un determinado tiempo (año) de trabajo.
- Ventas.- Registra el valor, en términos de unidades monetarias, correspondiente a as mercaderías vendidas, por una empresa, durante un determinado tiempo (año) de trabajo.
- Costo de ventas.- Registra los valores, en términos de unidades monetarias, correspondiente al costo de las mercaderías vendidas, por una empresa, durante un determinado tiempo de trabajo (año), originando una reducción en la cuenta Inventarios.
La cuenta Inventarios, respecto del sistema del inventario periódico, reemplaza al: Inventario inicial, Compras e Inventario final. Es recomendable su aplicación por las ventajas y fiabilidad que proporciona.
Sistema del inventario periódico
Este sistema de inventario si requiere incorporar asiento de ajuste. Razón por la cual; debe efectuarse las siguientes puntualizaciones:
Periódico.- Por que la valuación de las mercaderías encontradas en almacenes de una empresa (Inventario final), como la cuantificación del Costo de ventas, se realiza cada cierto tiempo (cada: mes, semestre o año). Normalmente, esta valuación se efectúa al cierre de cada ejercicio (año).
Cuentas.- Para el registro del movimiento de mercaderías, se debe apropiar cuentas como:
- Inventario inicial.- Registra el valor, en términos de unidades monetarias, correspondiente a las mercaderías encontradas en almacenes de una empresa al inicio y/o reinicio de un ejercicio (año).
- Compras.- Registra el valor, en términos de unidades monetarias, correspondiente a las mercaderías compradas, por una empresa, durante un determinado tiempo (año) de trabajo.
- Ventas.- Registra el valor, en términos de unidades monetarias, correspondiente a las mercaderías vendidas, por una empresa, durante un determinado tiempo (año) de trabajo.
- Inventario final.- Registra el valor, en términos de unidades monetarias, correspondiente a las mercaderías encontradas en almacenes de una empresa al cierre de un ejercicio (año).
Si al comprar mercaderías, se suscitaran transacciones relacionadas con: descuentos, rebajas, devoluciones, fletes, etc. se deben incorporar cuentas como: Descuentos en compras, Devoluciones y rebajas en compras y Fletes de compras.
