La Factura es la constancia escrita que el vendedor entrega al comprador con detalle de las mercancías vendidas, precios y condiciones.
Factura Proforma
Factura Proforma es la proposición de venta, precios y condiciones que en ciertos casos se entrega al presunto comprador para que formalice la operación de compra. Este documento provisional no tiene otro valor que el informativo.
La factura de venta al contado obliga al comprador al pago inmediato, después de lo cual el vendedor debe aplicar el sello de CANCELADO, la fecha y la firma.
Si la venta es al crédito, se anota en la factura expresando si es «En cuenta», a plazo fijo (indicando la fecha y si es con Pagaré, con Letra de Cambio o Letras de Cambio escalonadas). En este caso, el comprador debe firmar el pagaré o aceptar las Letras.
Las operaciones de compra por grandes cantidades, se las hace con el envío previo de la Carta-Pedido, en la cual se especifica las mercaderías comprar, los precios y condiciones de pago.
La carta de pedido se la hace sobre la base de la Lista de Precios, Catálogo o Muestrario.
Lista de Precios
Lista de precios es la nómina de mercaderías y precios, con indicación de plazo de su vigencia. La Lista de Precios determina claramente si los precios son:
- FOB, o sea precios franco a bordo (Free on board)
- CIF, costo, seguro y flete (Cost, insurance and freight)
- FOC, franco sobre carro (Free on carr)
- FAS, franco a lado del barco (free at steam)
Catálogo
El Catálogo es la relación más detallada y gráfica de las mercaderías a vender, con indicación de la clave y de los precios. La clave tiene el objeto de evitar errores y confusiones en la formulación de pedidos cablegráficos o por carta.
Muestrario
El Muestrario es la expresión material de la clase de mercaderías a vender, y tiene por objeto acelerar los pedidos, toda vez que el conocimiento tangible de las muestras decide al comprador la formalización de la compra. La Clave es la referencia numérica o sigla alfabética que se asigna a cada artículo o mercadería, para su distinción precisa e inequívoca.
En contestación a la carta de pedido, el comerciante vendedor envía la Nota de Remisión, en la cual detalla las mercaderías despachadas.
La Nota de Remisión acompaña un duplicado o Boleta que debe ser devuelto por el comprador, acusando su conformidad o reparos.
Características de una factura
La Factura, en el comercio local o nacional, debe contener los siguientes detalles:
- Nombre del vendedor. Membrete
- Número de Factura
- Fecha
- Nombre del comprador
- Condiciones de venta
- Detalle de las mercaderías vendidas: cantidad, clase de embalaje, (cajones, fardos, bultos, jabas, fardos, etc.)
- Peso
- Contenido, marca, clase
- Precio unitario
- Precio global
- Suma total en números
- Suma total en letras
- Los iniciales de S. E. v O., al pie de la suma en números
Dichas iniciales tiene su importancia porque significan «salvo error u omisión»; advertencia o expresión por la cual el vendedor hace constar que cualquier confusión, substitución, error en la calidad, cantidad, precios o sumas, no deben ser atribuibles a mala fe, sino a un acto involuntario.